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退職願の書き方と作成時の注意点をご紹介。退職願と退職届・辞表との違いから、提出までの流れ、具体的な書き方にいたるまで幅広く解説しています。円満退職できるように、退職願の適切な書き方を知っておきましょう。
2017/12/21

退職届・退職願の書き方や違いを徹底解説!(テンプレート付)

退職届・退職願の書き方や違いを徹底解説!(テンプレート付)

今このページを見ているあなたは、どんなキーワードで検索をしてたどり着いたでしょうか。退職願?退職届?それとも辞表の書き方でしょうか。

実は、退職願・退職届・辞表はそれぞれ使用するケースが異なります。転職でよく利用するのは、「退職願」。今回は、そんな言葉の違いを説明するとともに、退職願を出すまでの流れや退職願の書き方、渡し方などを解説していきます。

円満退職できるよう、「退職するにあたって会社に対してどんな手続をすればよいのか」「どれくらいのタイミングで退職することを伝えるのが良いのか」などを知っておきましょう。

1.退職願、退職届、辞表の違い

混同されがちな「退職願」と「退職届」ですが、退職理由によって使用するケースが異なります。

一般的に、自己都合で退職する場合は、退職願。「会社に退職のお伺いをする」という意味合いですので、提出した時点では退職となりません。相手が承諾するまでは、撤回可能です。

一方、会社都合で退職する場合は、退職届。退職届は会社への強い意思表明と解釈されるので、受理された時点で退職が決まります。提出後の撤回が認められない場合もあるので、注意しましょう。

最後に、辞表は一般社員が使うことはまずありません。辞表を提出する必要があるのは、会社の運営に関わるような役員や、公務員です。

★ココがポイント
★退職願 → 基本的には「自己都合」による退職で使用。
★退職届 → 基本的には「会社都合」による退職で使用。
★辞職願(辞表)→ 役員や公務員が退職する際に使用。

 

2.退職願の渡し方

退職願の提出先

退職願を提出するのは、「自分が所属する部署の直属の責任者(課長や部長など)」です。たとえ信頼できる相手だとしても、先に同僚やお世話になった他部署の責任者などに伝えるのはNG。万が一にでも他の人から上司に退職することが伝わってしまえば、上司の立つ瀬がなくなってしまいます。退職の意志を最初に伝えるのは、必ず直属の上司にしましょう。

 

退職願の渡し方とタイミング

直属の上司に事前にメールにて、お話したいことがあるので時間が欲しいと伝え、人目を避けた個室でお話をするのが良いです。テレビドラマだと上司に報告する時に退職願を突きつけるイメージがあるかもしれませんが、退出願を提出するのは、「退職日が正式に決まってから」にしましょう。最初の交渉の席で、何月何日に退職するのか、退職願をいつまでに誰に提出すれば良いのか、退職するまでに誰と話す必要があるのかなど、今後のスケジュールと流れを確認すると、退職交渉がスムーズに進みやすくなります。

★ココがポイント

退職を切り出すときは、「相談」ではなく「報告」のスタンスで

直属の上司に退職の話をする際は、「相談がある」と切り出すのではなく、「報告したいことがある」というスタンスでお話をし、退職の意思が固いことを強く伝えましょう。退職交渉が長引くと疲弊します。初回の面談では、「辞めさせてください」「辞めようと思うのですが…」と話すのではなく、「退職させていただきます」「退職を決意しました」などと退職の決意が固いことをアピールする姿勢が大切です。

引きとめには、揺るがない覚悟を持って

退職の話を切り出すと、引きとめにあうものだと予め想定しておきましょう。上司はもちろん、入社時のリクルーターやお世話になった先輩から、突然電話が入り引きとめられる場合もあります。基本的に円満退社を心がけて「次の会社に入社する強い意思」があれば、まわりの方も止めても無駄だと諦めてくれるものです。揺るがない覚悟を持って、臨むように意識しましょう。あえて喧嘩をする必要はないので、上司も立てながら退職の意思を告げるのがポイントです。

 

3.退職までの一般的な流れ

民法の規定(第627条第1項)では、少なくとも2週間前に退職願を提出するように義務づけられています。ですが、退職の手続きや仕事の引き継ぎに要する時間を考慮すると、できるだけ早く行動し始めるのがオススメです。ここでは、退職までの一般的な流れをご紹介させていただきます。

退職フロー

退職規定の確認/2~1ヶ月前

退職を決意したら、まずは就業規則に記されている「退職規定」を確認しましょう。例えば「申し出は退職の一ヶ月前までに」と記載されているのであれば、その通りに退職の申し出を行ないましょう。

 

退職日の相談/1ヶ月前~

直属の上司へ退職したい意向を伝え、いつまで働くのか退職日を決定します。仕事の引き継ぎに要する時間や、転職先の入社日も考慮して、無理のない日程にしましょう。転職先企業の受け入れ準備にも影響するため、入社日は一度決めたら基本的に変更しません。

 

退職願の提出/企業と要相談

会社によっては就業規則で所定の書類提出を求めることもありますので、その場合は規則に従って書面を提出しましょう。退職願の提出日を、「退職日の1ヶ月前」と記載している企業も多いので、期限までには予め準備しておくと良いです。退職願を手渡す際は、上司の机に置いておくのではなく、直接手渡すようにしましょう。

 

仕事の引き継ぎ/1ヶ月前~

退職願が受理されたら、なるべく早く仕事に取り掛かります。後任の担当者がすぐには決まらないことも考えられますので、誰が担当することになっても滞りなく自分の業務を引き継げるように、資料を作成しておくのがオススメです。自分の担当する仕事の段取りや仕事の進捗状況などを詳細に書いておきましょう。営業職の場合は、担当顧客リストに「自分がどんな話をしてきたか」「担当者はどんな性格か」などといった情報を記載しておくと良いでしょう。書面に丁寧にまとめておくことで、お世話になった会社へ誠意を伝えることができます。

 

取引先への挨拶まわり/2週間前~

担当していた取引先へのあいさつは、会社の意向に沿って対応します。また、後任者が決まっている際は同行を依頼。取引先に紹介する際は、後任を「頼りになる人です」などとたてると、取引先も安心でき、後任者も仕事が進めやすくなるはずです。

 

4.退職願を提出する前に準備するもの

円満退社をするためにも、退職願はスムーズに受け取ってもらいたいところです。しかし、封筒や便箋が汚れていたり、非常識なものだったりすると、受け取る側は何かしら引っかかりを覚えてしまうもの。だからこそ、退職願を書く時は「できる限りリスクの少ない封筒・便箋」を目指すのが重要です。ここでは角の立たない退職願を目指す上で、書き始める前に準備していくものをご紹介させていただきます。

 

封筒

封筒の種類:郵便番号枠のない、白い無地の二重封筒

退職願を入れるのにふさわしい封筒は、「白色の無地」。手渡しするものなので、同じ白封筒でも、郵便番号を書く「□□□-□□□□」という赤枠が書かれているものは、できる限り避けましょう。いわゆる「白封筒」「二重封筒」と呼ばれる、中身が透けない紫色の紙などで二重構造になっているものが、ふさわしいとされています。

クラフト紙でできた薄茶色の「茶封筒」は、事務的な用途で使われることが多く、白封筒よりも安価なので、退職願を入れるのはマナー違反と言われています。

封筒の大きさ:用紙によって使い分ける

封筒は形状・サイズによって、長形○号、角形○号などと分かれています。使用する用紙のサイズにちょうど合う大きさの封筒を用意すると良いでしょう。退職願は封筒に「三つ折り」で封入するのが一般的。B5サイズなど、懐に忍ばせられる小さめの封筒を選ぶと、スーツの胸ポケットなどに入れて持ち運びやすくなります。

~パソコンから出力する場合~
  • A4用紙…長形3号(120x235mm。長3封筒とも)
  • B5用紙…長形4号(90×205mm。長4封筒とも)
~便箋に手書きする場合~
  • A4便箋(210×297mm)…長形3号(120x235mm。長3封筒とも)
  • B5便箋(182×257mm)…長形4号(90×205mm。長4封筒とも)

 

便箋

コピー用紙か便箋を使用しましょう。紙の材質にこだわる必要はありませんが、紙の色は読みやすい白色が良いでしょう。手書きで便箋を使用する場合は、罫線入りか無しかの選択肢が出てきますが、罫線は入っていても、入っていなくても問題ありません。無地の紙にまっすぐ文字を書くのが苦手という方には、罫線入りをオススメします。

 

筆記用具

退職願で使用する筆記用具は、「黒色を使用する」ということ以外、特に決まりはありません。ただし、筆ペンやマジック、サインペンは文字が太く、目立ちやすくなってしまいます。角の立たない退職願にするなら、「ボールペン」や「万年筆」を使うのが良いでしょう。

 

クリアファイル

白い封筒は汚れや折れ目が目立ちやすいです。提出する直前までは、クリアファイルに入れて持ち運ぶと良いでしょう。

 

5.退職願・封筒の書き方

会社によっては決まった書式がある場合もありますので、まずは就業規則に記されている「退職規定」を確認しましょう。多くの場合はフォーマットがありません。退職願は白地の用紙に、黒のボールペンや万年筆で縦書きに手書きするのが一般的です。ここでは退職願の書き方を項目別にご紹介します。

退職願の書き方

退職願の書き方(手順)

  1. 冒頭に「退職願」と書きます。他の文字より少し大きめを意識して、行の真ん中、もしくはそれより少し上側に書くようにします。
  2. 「退職願」と書いた題から1行あけ、一番下に「私事」もしくは「私儀」と記載しましょう。「わたくしごとではありますが……」という意味があります。
  3. 退職理由は詳細を書く必要はありません。どんな理由であれ「一身上の都合により」と書くのが良いでしょう。
  4. 退職日を和暦(平成○年)で記載します。
  5. 退職願は「退職を願い出る」書類なので、「退職する」と言い切らないほうが良いでしょう。伺いを立てる形式で「お願い申し上げます」とします。
  6. 退職願を提出する日付を和暦で記載します。
  7. 退職日時点での所属部署・所属課を書きます。自分の氏名が、末尾の社長の氏名より下にくるように書き出しを少し下げるようにしましょう。
  8. 自分の氏名の後に、押印をします。三文判でも問題ないですが、シャチハタは避けるようにしましょう。
  9. 会社の正式名称を書きます。
  10. 宛名は社長とし、フルネームで記載します。敬称は「殿」、もしくは「様」を用います。
  11. 書き終わったら誤字脱字がないかを確認。万が一間違えてしまった場合は、修正ペンなどは使わず、新しい用紙にもう一度書き直しましょう。

 

退職願のサンプル

退職願のサンプル

 

封筒の書き方

封筒の書き方(手順)

  1. 封筒の表面に「退職願」とだけ書きましょう。位置は、中央より少し上くらいを意識すると良いです。
  2. 裏面の左下に、所属部署・所属課とフルネームを書きます。宛名は必要ありません。
  3. 手渡しであれば、封筒の封はしても、しなくても構いません。ただし、「のりシール」がついている封筒を使用する場合は、見栄えの問題上、封をしたほうが無難です。
  4. 封筒の封をする場合は、フラップと封筒裏の中央にかかるように「〆」を書きます。
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