押さえておきたい！退職届・退職願の書き方や注意点

今このページを見ているあなたは、どんなキーワードで検索をしてたどり着いたでしょうか。退職願？退職届？それとも辞表の書き方でしょうか。

実は、退職願・退職届・辞表はそれぞれ使用するケースが異なります。転職でよく利用するのは、「退職願」。今回は、そんな言葉の違いを説明するとともに、退職願を出すまでの流れや退職願の書き方、渡し方などを解説していきます。

円満退職できるよう、「退職するにあたって会社に対してどんな手続をすればよいのか」「どれくらいのタイミングで退職することを伝えるのが良いのか」などを知っておきましょう。

1.退職願、退職届、辞表の違い

混同されがちな「退職願」と「退職届」ですが、退職理由によって使用するケースが異なります。

一般的に、自己都合で退職する場合は、退職願。「会社に退職のお伺いをする」という意味合いですので、提出した時点では退職となりません。相手が承諾するまでは、撤回可能です。

一方、会社都合で退職する場合は、退職届。退職届は会社への強い意思表明と解釈されるので、受理された時点で退職が決まります。提出後の撤回が認められない場合もあるので、注意しましょう。

最後に、辞表は一般社員が使うことはまずありません。辞表を提出する必要があるのは、会社の運営に関わるような役員や、公務員です。

2.退職願の渡し方

退職願の提出先

退職願を提出するのは、「自分が所属する部署の直属の責任者（課長や部長など）」です。たとえ信頼できる相手だとしても、先に同僚やお世話になった他部署の責任者などに伝えるのはNG。万が一にでも他の人から上司に退職することが伝わってしまえば、上司の立つ瀬がなくなってしまいます。退職の意志を最初に伝えるのは、必ず直属の上司にしましょう。

退職願の渡し方とタイミング

直属の上司に事前にメールにて、お話したいことがあるので時間が欲しいと伝え、人目を避けた個室でお話をするのが良いです。テレビドラマだと上司に報告する時に退職願を突きつけるイメージがあるかもしれませんが、退出願を提出するのは、「退職日が正式に決まってから」にしましょう。最初の交渉の席で、何月何日に退職するのか、退職願をいつまでに誰に提出すれば良いのか、退職するまでに誰と話す必要があるのかなど、今後のスケジュールと流れを確認すると、退職交渉がスムーズに進みやすくなります。

3.退職までの一般的な流れ

民法の規定（第６２７条第１項）では、少なくとも2週間前に退職願を提出するように義務づけられています。ですが、退職の手続きや仕事の引き継ぎに要する時間を考慮すると、できるだけ早く行動し始めるのがオススメです。ここでは、退職までの一般的な流れをご紹介させていただきます。

退職規定の確認／2～1ヶ月前

退職を決意したら、まずは就業規則に記されている「退職規定」を確認しましょう。例えば「申し出は退職の一ヶ月前までに」と記載されているのであれば、その通りに退職の申し出を行ないましょう。

退職日の相談／1ヶ月前～

直属の上司へ退職したい意向を伝え、いつまで働くのか退職日を決定します。仕事の引き継ぎに要する時間や、転職先の入社日も考慮して、無理のない日程にしましょう。転職先企業の受け入れ準備にも影響するため、入社日は一度決めたら基本的に変更しません。

退職願の提出／企業と要相談

会社によっては就業規則で所定の書類提出を求めることもありますので、その場合は規則に従って書面を提出しましょう。退職願の提出日を、「退職日の1ヶ月前」と記載している企業も多いので、期限までには予め準備しておくと良いです。退職願を手渡す際は、上司の机に置いておくのではなく、直接手渡すようにしましょう。

仕事の引き継ぎ／1ヶ月前～

退職願が受理されたら、なるべく早く仕事に取り掛かります。後任の担当者がすぐには決まらないことも考えられますので、誰が担当することになっても滞りなく自分の業務を引き継げるように、資料を作成しておくのがオススメです。自分の担当する仕事の段取りや仕事の進捗状況などを詳細に書いておきましょう。営業職の場合は、担当顧客リストに「自分がどんな話をしてきたか」「担当者はどんな性格か」などといった情報を記載しておくと良いでしょう。書面に丁寧にまとめておくことで、お世話になった会社へ誠意を伝えることができます。

取引先への挨拶まわり／2週間前～

担当していた取引先へのあいさつは、会社の意向に沿って対応します。また、後任者が決まっている際は同行を依頼。取引先に紹介する際は、後任を「頼りになる人です」などとたてると、取引先も安心でき、後任者も仕事が進めやすくなるはずです。

4.退職願を提出する前に準備するもの

円満退社をするためにも、退職願はスムーズに受け取ってもらいたいところです。しかし、封筒や便箋が汚れていたり、非常識なものだったりすると、受け取る側は何かしら引っかかりを覚えてしまうもの。だからこそ、退職願を書く時は「できる限りリスクの少ない封筒・便箋」を目指すのが重要です。ここでは角の立たない退職願を目指す上で、書き始める前に準備していくものをご紹介させていただきます。

封筒

封筒の種類：郵便番号枠のない、白い無地の二重封筒

退職願を入れるのにふさわしい封筒は、「白色の無地」。手渡しするものなので、同じ白封筒でも、郵便番号を書く「□□□－□□□□」という赤枠が書かれているものは、できる限り避けましょう。いわゆる「白封筒」「二重封筒」と呼ばれる、中身が透けない紫色の紙などで二重構造になっているものが、ふさわしいとされています。

クラフト紙でできた薄茶色の「茶封筒」は、事務的な用途で使われることが多く、白封筒よりも安価なので、退職願を入れるのはマナー違反と言われています。

封筒の大きさ：用紙によって使い分ける

封筒は形状・サイズによって、長形○号、角形○号などと分かれています。使用する用紙のサイズにちょうど合う大きさの封筒を用意すると良いでしょう。退職願は封筒に「三つ折り」で封入するのが一般的。B5サイズなど、懐に忍ばせられる小さめの封筒を選ぶと、スーツの胸ポケットなどに入れて持ち運びやすくなります。

～パソコンから出力する場合～

• A4用紙…長形３号（120ｘ235mm。長3封筒とも）
• B5用紙…長形4号（90×205mm。長4封筒とも）

～便箋に手書きする場合～

• A4便箋（210×297mm）…長形３号（120ｘ235mm。長3封筒とも）
• B5便箋（182×257mm）…長形４号（90×205mm。長4封筒とも）

便箋

コピー用紙か便箋を使用しましょう。紙の材質にこだわる必要はありませんが、紙の色は読みやすい白色が良いでしょう。手書きで便箋を使用する場合は、罫線入りか無しかの選択肢が出てきますが、罫線は入っていても、入っていなくても問題ありません。無地の紙にまっすぐ文字を書くのが苦手という方には、罫線入りをオススメします。

筆記用具

退職願で使用する筆記用具は、「黒色を使用する」ということ以外、特に決まりはありません。ただし、筆ペンやマジック、サインペンは文字が太く、目立ちやすくなってしまいます。角の立たない退職願にするなら、「ボールペン」や「万年筆」を使うのが良いでしょう。

クリアファイル

白い封筒は汚れや折れ目が目立ちやすいです。提出する直前までは、クリアファイルに入れて持ち運ぶと良いでしょう。

5.「退職願」「退職届」を書き始める前の注意

「退職願」「退職届」を書く前に、まず注意すべきことは、在籍している会社の「就業規則」です。「退職願」「退職届」の提出する〆切が記載されている場合が多く、中には退職希望日の「二ヶ月前」までに提出する決まりのある会社もあります。

法的には、退職２週間前の申請で問題はないのですが、会社の決まりにより退職交渉が発生することもあります。手間を増やさないよう、就業規則は必ず確認してください。

封筒への入れ方

便箋の折り方（ポイント）

1. 文字を書いている部分を表面にし、右上が上部にくるように下から折ります。
2. 基本的には三つ折りで封筒に入るように、幅を調整しましょう。封筒の幅が細い場合は、四つ折りにして封入しても大丈夫です。
3. 便箋の箸がキチンと重なるよう、丁寧に折るようにしましょう。

封筒に入れる時の向き（手順）

1. 便箋に向かって右上が、便箋の宛名を書いた面の上部に来るように封入します。
2. 封筒にノリをつけ、しわが寄らないように貼り付けます。
3. ノリを貼った箇所に「〆」を記載します。

6.退職願・封筒の書き方

会社によっては決まった書式がある場合もありますので、まずは就業規則に記されている「退職規定」を確認しましょう。多くの場合はフォーマットがありません。退職願は白地の用紙に、黒のボールペンや万年筆で縦書きに手書きするのが一般的です。ここでは退職願の書き方を項目別にご紹介します。

退職願の書き方

退職願のサンプル

封筒の書き方

7.「退職届」「退職願」に関するよくある質問

提出した「退職願」を撤回することは可能でしょうか？

会社側が一度受理した「退職願」は、申請者から撤回を要求されても、会社は「退職願」の取り消しに応じる義務ありません。ただし、会社によって「受理」の考え方や判断も異なりますので、人事担当者や上司に一度相談してみても良いかと思います。

≫縁ゆかりの転職Q＆A｜提出した「退職願」を撤回することは可能でしょうか？

退職日が決定した後の、退職日の変更はできますか？

退職時期について企業側と契約を取り交わしたことになるため、自己都合で変更するということは難しいです。ただ、企業によっては応じているケースもありますので、一度相談してみるのはどうでしょうか。

≫縁ゆかりの転職Q＆A｜退職日が決定した後の、退職日の変更はできますか？

退職願を受理してもらえないと退職できないですか？

民法で「退職日の2週間前に退職の意思表示をすること」とされています。そのため、2週間以上前に退職の意思表示をしていれば、退職届の受理とは関係なく退職が可能です。

≫縁ゆかりの転職Q＆A｜退職願を受理してもらえないと退職できないですか？

もうすぐ内定。退職意向を伝えたほうが良い？

仮に内定が出なかった場合、仕事に就いていない期間が発生する可能性があります。そのため、退職意向は内定が出てから伝えたほうが無難です。

≫縁ゆかりの転職Q＆A｜もうすぐ内定。退職意向を伝えたほうが良い？

就業規則通りに退職しないとダメ？

民法では、退職希望日の14日以前までに辞意を表明するように定められているため、それ守っていれば企業側は拘束できません。ただ、双方合意の上での円満退社のためには、できる限り就業規則に沿った手続きをおすすめします。

≫縁ゆかりの転職Q＆A｜就業規則通りに退職しないとダメ？