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事務職を目指す方のために「職務経歴書」「自己PR」の書き方を紹介します。事務職の職務経歴書・自己PRを考えるために役立つテンプレートや注意ポイントもご紹介。職務経歴書・自己PRの書き方に悩む方や、職務経歴書・自己PRのテンプレートをお探しの方に役立つ内容です。
2020/06/04

事務職の職務経歴書・自己PRの書き方【例文・テンプレートあり】

事務職の職務経歴書・自己PRの書き方【例文・テンプレートあり】

本ページでは、事務職を目指す方に向けて「職務経歴書の書き方」「評価が高い自己PRのポイント」をご紹介します。

 

事務経験がある方も、未経験から事務職への転職を考える方も参考になる内容です。例文やテンプレートもご用意しましたので、職務経歴書を作成する際にお役立てください。

1.事務職の職務経歴書の書き方

事務職で評価される経験・スキル・姿勢

【オフィスワークの経験】
評価される経験の代表格は、やはり「オフィスワーク」の経験。一般事務・営業事務はもちろん、総務・人事・労務・経理といった仕事の経験も評価されます。

 

事務職が担当することが多い「書類作成」「データ入力」といった業務の経験が重要です。

【人と接する仕事の経験】
意外と評価が高いのは、接客業・サービス業などの人と接する仕事の経験です。

 

なぜなら、事務職はサポート的な役割であり、様々な人と接する機会が多いため。「好感を持たれる接し方」「周囲に配慮する力」を磨いてきた経験は、評価ポイントです。

【PCの操作スキル】
事務職は、ほとんどの場合PCを使用します。よって、PCスキルは非常に注目されるポイントです。

 

仕事の中でPCを使う機会がなくても、学校で習ったスキルや趣味を通して身につけたスキルがあれば、充分にアピールの材料になります。

【正確性を重視する姿勢】
事務職で求められるのは、正確さと緻密さ。そのため「慎重に何度もチェックをする」「ミスを減らすための工夫をしている」といった姿勢は、評価につながるでしょう。

 

事務職の職務経歴書を書く際のポイント

まずは、ご自身の経験や得意・不得意などを振り返り、書き出してみましょう。その上で、次の3つのポイントを意識しながら職務経歴書にまとめていくことをお勧めします。

【ポイント1】経験・スキルは具体的に記載
主に採用担当者が見ているのは「どんな経験・実績があるか」「PCスキルはあるか」という点です。

 

経験業務やスキルは、読み手が具体的にイメージできるような記載を心がけましょう。具体的な数字を盛り込むと、特にイメージがしやすくなります。

■経験業務についての記載は……
「事務業務全般を経験しました」ではなく、「見積書作成」「伝票起票」「備品管理」といった記載をすることが重要です。

 

そうすることで、採用担当者は「仕事を任せられるかどうか」といった判断がしやすくなります。

■スキルについての記載は……
「Word」「Excel」「PowerPoint」など、使用できるツールを列挙するだけでは不十分です。「どのような用途の経験があるか」も書き添えておきましょう。

 

たとえば「見積書作成に使用」「ピボットテーブルを使った集計」など。スキルのレベルも伝わります。

 

【ポイント2】読みやすくレイアウトを整理
詳細な記載は大切ですが、情報量が多すぎると読まれなくなってしまいます。

 

ですから、情報は要約・整理をした上で読みやすいレイアウトに整えることが大切です。詳細は、ページ末にある職務経歴書のテンプレートをご参照ください。

 

【ポイント3】誤字・脱字などのミスに注意
事務職は、正確さ・緻密さが求められる仕事です。職務経歴書に誤字・脱字や表現の誤りなどがあると、マイナスの評価につながりやすいのでご注意ください。

 

目で見るだけでなく、声に出して読むとミスを見つけやすいですよ。

 

■上記をふまえた職務経歴書全体の記載例

<語学力>

英語・・・電話の取り次ぎ、社内文書の読解、社内メール(日常会話に使用。ビジネス使用は通算△年。TOEIC(R)テスト△△△点)

 

<業務スキル>

・Word・・・社内文書の作成、お礼状作成に使用(表・グラフの挿入、ワードアート・オートシェイプの挿入、段組、差込印刷など)

 

・Excel・・・月次報告書用のデータ集計、見積書作成、週報作成(オートフィルタ、グラフの作成、ピボットテーブル、VLOOKUP、マクロなど)

 

・PowerPoint・・・社内会議用の資料、顧客向けプレゼン資料、株主総会用の各種資料の作成に使用(アニメーション設定、レイアウト図の作成、既存資料の修正、新規資料の作成など)

事務職の仕事に活かせる知識・資格

【活かせる知識の例】

■語学
グローバル展開をする企業が多い昨今、事務職においても語学力のアピールは非常に有効です。「どんな言語で」「何ができるか(日常会話・メール・ビジネストーク など)」まで具体的にアピールしましょう。

 

【活かせる資格の例】

■MOS(難易度:低)
事務職としては必須とも言える「WordやExcelなどの使用スキル」を証明できる資格です。試験は毎月行なわれていますので、最初に取得を目指すのに適しているでしょう。

 

■簿記(難易度:中)
簿記を取得している人には、経理などのお金に関わる仕事も任せやすくなります。一般事務だけでなく、経理事務・営業事務などの職種でもアピールポイントになる資格です。

 

■TOEIC(難易度:中~高)
英語でのコミュケーション能力を示せる資格です。外資系企業の事務、貿易事務、英文事務などにおいては特に活かせるでしょう。

 

一般に、「日常的に英語を使う仕事でなければ600点以上」「英語を使う仕事なら700点~800点以上」が目安です。

 

■秘書技能検定(難易度:低)
ビジネスマナーや一般常識、社会人として適切な言葉遣い・立ち振る舞いが身についていることを示せます。自社の経営層や社外の人と接することが多い事務職の場合、採用担当者にも注目されるでしょう。

2.アピールポイント別・事務職の自己PR例文

1.事務職から事務職の自己PR例

【自己PR例文】

前職の営業事務で経験した業務内容は、主に受発注管理と請求書作成です。お客様と営業の間に入ってスケジュールを調整することが多く、日々社内外の方とコミュケーションを取りながら働いていました。

 

私がスケジュール調整を行なった結果、お客様から「予定通りスムーズに納品されて助かった」「次回も◎◎さんに担当してほしい」といったお言葉をいただくこともあり、やりがいに感じておりました。

 

こうした経験を活かして、より多くのお客様の役に立つ仕事がしたいと考えたことが、今回応募した理由です。

 

いち早く業務に必要な知識を習得し、調整力やコミュケーション力を活かして、お客様の満足度向上に貢献したいと考えております。

【ポイント】

■他の事務職経験者と差をつける内容を盛り込む。
■「どんな経験が何に活かせるか」を具体的に書く。
■新たに必要な知識は学び直す謙虚な姿勢をみせる。

 

2.販売職から事務職の自己PR例

【自己PR例文】

前職は、百貨店のアパレルショップにおける販売スタッフです。売上・シフト管理をする際にPCを使用する中で、「将来に役立つPCスキルをもっと磨きたい」という思いを持ち、事務職への転職を志望しました。

 

前職で培ったことは、コミュニケーション能力です。前職の店舗を訪れるお客様は、20代~60代まで幅広く、相手に合わせたコミュニケーションを図る能力が磨かれました。

 

貴社の事務職は、幅広いポジション・職種の方と接することになりますので、この力が活かせると考えております。また、先輩方にも積極的に質問し、1日でも早くスキルを習得できるよう努力します。

【ポイント】

■「なぜ異なる職種に転職したいか」という理由を記載する。
■「自身のキャリア」と「転職後の仕事」の共通点を伝える。
■不足するスキル・経験を身につける前向きさをアピールする。

 

3.未経験から事務職の自己PR例

【自己PR例文】

<志望動機の強さをPRする場合>

普段から御社の文房具を愛用しております。特にボールペンの書きやすさが好きで、もっと多くの方に御社の商品を広めるお手伝いがしたいと考えていました。

事務は未経験ですが、PCスキルを身につけるためにMOSの資格を取得しています。御社の商品知識も活かし、お力になれるように努力していきます。

<前職と事務職に共通するスキルをPRする場合>

前職は飲食店の店舗スタッフです。接客と並行しながら発注などの事務処理を行なっていました。注文などでお客様に呼ばれても、すぐに元の作業に戻れるように、タスク管理表を作り、抜け漏れのないように作業していたことで、「ミスが少ない」と店長から褒められたことがあります。

事務の経験はありませんが、こうしたタスク管理のスキルを活かし、御社の役に立ちたいと考えています。

【ポイント】

■「なぜこの会社に入りたいか」という理由を記載する。
■「自身のスキル」から事務職との共通点をアピールする。
■転職のために取得した資格があれば具体的に伝える。

 

4.PCスキルのアピール例

【自己PR例文】

前職では、PCを使用したデータ入力やデータ集計などの業務が多くありました。PCスキルやITリテラシーを高めるために、入社1年目にMOSとITパスポートの資格を取得しております。

 

資格取得のために勉強した内容は、日々の通常業務だけでなく、業務マニュアルの整備や新人教育にも活かすことができました。

 

今回募集されているのは貴社初の事務職とのことで、業務フローの確立などが急務だと考えております。前職時代に取得したスキル・資格を存分に活かし、貴社に貢献したいと思います。

【自己PR例文2】

前職では、PCを使用したデータ入力やデータ集計などの業務が多くありました。PCスキルやITリテラシーを高めるために、入社1年目にMOSとITパスポートの資格を取得しております。

 

資格取得のために勉強した内容は、日々の通常業務だけでなく、業務マニュアルの整備や新人教育にも活かすことができました。

 

今回募集されているのは貴社初の事務職とのことで、業務フローの確立などが急務だと考えております。前職時代に取得したスキル・資格を存分に活かし、貴社に貢献したいと思います。

【ポイント】
■具体的なスキル・資格を明確に記載する。
■スキルや資格を何に活かしたかをアピールする。
■入社後にはどのように貢献できるかを伝える。

 

5.慎重さのアピール例

【自己PR例文】

私は慎重な性格で、ミスなく仕事を進めることを得意としております。前職はスーパーでレジ業務を務めてきましたが、自分を過信せずに確認を徹底することで、最もミスが少ないスタッフとして店長からお褒めの言葉を頂きました。

 

貴社の経理事務は、日々多くの見積書や請求書を扱う仕事だと思います。そのため、正確性を重んじ、何事にも慎重に取り組む姿勢を活かしていきたいと考えております。

【自己PR例文2】

私は慎重な性格で、仕事を正確にやり遂げることを信条としております。前職でも事務職として会議資料の作成をしていましたが、業務の前倒しを心がけ、余裕を持った作成スケジュールを組めるようにしました。

 

これにより、ミスのない資料を仕上げるができたほか、開始間際の差し込み依頼にも対応でき、部長から「〇〇さんがいてくれて助かるよ」とお褒めの言葉を頂きました。

 

貴社の営業事務は、見積書をはじめミスが許されない書類を多く扱うと存じています。そのため、正確さを重視する姿勢を活かして業務に取り組みたいと考えています。

【ポイント】

■「どのような姿勢が活かせるか」を明確に記載する。
■説得力が増す、客観的な評価などを盛り込む。
■入社後にはどのように貢献できるかを伝える。

 

3.事務職の職務経歴書テンプレート

テンプレートをもとに自分らしくアレンジ

ここまで、職務経歴書や自己PRの書き方・内容に関するポイントをご紹介しましたが、いかがだったでしょうか?

下記からは、一般事務をはじめとした事務関連職の「職務経歴書サンプル」がご覧いただけます。テンプレートとしてご活用いただきつつ、ご紹介したポイントをもとにアレンジをしてみてください。

それでは、転職活動の成功を心より願っております。

 

【事務関連職の職務経歴書テンプレート】

事務職
貿易事務
経理・財務
人事・総務

 

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