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2014/10/07 公開

面接の断り方|選考辞退時のメール・電話応対マナー

選考辞退時の断り方


転職活動を進める中で、面接を辞退したいと思った時、どう断ればよいでしょうか。辞退する理由を伝えなくちゃダメ?メールで連絡する方が良い?それとも電話?と、迷ってしまうかもしれません。今回は、そんな疑問にお答えする「面接の断り方」をご紹介します。

■面接の断り方の鉄則!

(1)できる限り早く連絡!

(2)無断での辞退は厳禁!

(3)メールで辞退した場合は、電話でフォローするとベター。

同時に選考が進んでいた他社から先に内定をもらった。一次面接は通過したものの、面接中に志望度が下がってしまった。家庭の事情で転職活動自体を止め、現在の会社に残ることにした。面接を辞退する理由は人それぞれあると思います。しかし、どんな理由があるにせよ、断りの連絡をすみやかに行なうことは鉄則です。

次の面接日程が決まってしまっている場合は、企業の人事担当者だけでなく面接官の予定も抑えているということ。当日のキャンセルは心象的に良くありませんし、無断欠席は厳禁です。面接の日が近づくほど、断りの連絡をすることは気まずくなりますから、辞退することを決めたらすぐにでもメールを送りましょう。またメール送信後に電話でフォローすると丁寧です。

■メールでの面接の断り方。

株式会社○○○○
人事部 △△様

お世話になっております。
○月○日○時から採用二次面接のお時間を頂戴している高橋と申します。
この度、諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

二次面接の時間調整までして頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。
どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

<署名>高橋

上記例文にあるように、面接を断るメールでは、採用担当者に書類選考・面接で時間を使わせたことへのお詫びとお礼を伝えましょう。その際、辞退する理由を書く必要はありません。「諸般の事情」もしくは「一身上の都合」と書けば大丈夫です。

■電話での面接の断り方。

「○月○日○時から採用二次面接のお時間頂戴している高橋と申します。
大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
まことに申し訳ございません。」

面接の断り方上記は電話の切り出し方の例。メールと同様、まずは面接辞退をすることへのお詫びを伝えましょう。メールと違い電話連絡をする際に、気をつけたいのは時間帯。朝の始業直後や、昼休み前後はバタバタしている頃。そんな時にお詫びを伝えても誠意が伝わりにくくなります。避けた方が無難かもしれません。また、携帯電話から連絡する際は、もちろん騒がしい場所・電波が弱い場所は避けましょう。

■辞退の理由を聞かれたら…?

メールや電話で面接を断った際、理由を聞かれることがあります。その際は「他社で内定を頂戴し、考えた末にそちらに入社することを決断しました」と正直に答えて問題ありません。採用担当者は残念がると思いますが、変にごまかされるよりは印象が良いはずです。真摯な態度で伝えていれば軋轢が生じることはまずないでしょう。

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