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企業に履歴書などの応募書類を送付する際に添付する、送付状(添え状・カバーレター)の書き方を説明します。送付状をつけたほうがいい理由や、作成する際に気をつけるべきポイントを、テンプレートとともに紹介。送付状作成にお困りの方は、ぜひご一読ください。

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企業に履歴書などの応募書類を送付する際に添付する、送付状(添え状・カバーレター)の書き方を説明します。送付状をつけたほうがいい理由や、作成する際に気をつけるべきポイントを、テンプレートとともに紹介。送付状作成にお困りの方は、ぜひご一読ください。
2020/10/28

履歴書を郵送する際の送付状・添え状の書き方(テンプレート付)

履歴書を郵送する際の送付状・添え状の書き方(テンプレート付)

企業によっては、履歴書や職務経歴書の郵送を求められることがあります。その場合、迷いがちなのが送付状。添える必要があるのか?送る場合、どのような内容を記載すればいいのか?など、履歴書の送付状にまつわる疑問について、解説していきます。

1.送付状(添え状)とは?履歴書・職務経歴書を出す際は絶対に必要?

送付状とは、履歴書や職務経歴書を郵送する際に、簡単な挨拶文を記載して同封する書類です。添え状・カバーレターとも呼ばれます。必ず添えなければならないものではありませんが、なるべく添付することをオススメします。

メールなどで資料を添付して送る際、本文を記載せずに送ることは少ないと思います。郵送時も同じで、送付状がないと少しそっけなく、場合によっては失礼に感じられることも。ビジネスマナーとして、添えたほうが懸命です。

また、単に礼儀として送付するだけではなく、使い方次第で、志望理由や熱意をアピールすることも可能。郵送された応募書類を見る際、採用担当者は履歴書より先に送付書を目にするため、印象に残るような工夫も出来るので、特別な事情がない限りは応募書類に添えて送るようにしてください。

2.【手書き・パソコン】送付状の書き方とマナー

パソコン・手書き、どちらでもOK

送付状の書き方・内容には、特に公式なルールはありません。パソコンで作成しても、手書きでもOK。ご自身が書きやすい方法で作成しましょう。

用紙サイズは応募書類と同じ・枚数は1枚で

用紙のサイズは、応募書類と同じサイズで作成すれば問題ありません。サイズに決まりはないので、他の書類とまとめやすいように、という気配りです。あくまで挨拶状なので、枚数は1枚で十分です。

志望動機・自己PRを記載し、熱意をアピール

採用担当者が応募書類に目を通す際、はじめに目に入るのが送付状です。単なるあいさつにとどめるのではなく、実はちょっとした工夫で強く印象付けることが可能。その工夫とは、送付状に志望動機や自己PRを記載し、自身の熱意をアピールすることです。特に応募資格に対して経験やスキルが不足している場合や、異業種・異職種にチャレンジする場合は、志望動機・自己PRを記載するようにしましょう。

文体は「です」「ます」調に!誤字脱字に注意する

送付状はビジネス文書です。相手への敬意を表すため、文章の語尾はすべて「です・ます」に統一しましょう。また、第一印象を左右する大切な書類ですので、誤字脱字や、不適切な言葉遣いがないように充分注意してください。

【横書き・縦書き】テンプレートと書き方の解説

パソコンで作成する場合も手書きの場合も、記載する項目は変わりません。ここでは、パソコンの送付状を例にとって、書き方を解説します。

平成◯年◯月◯日
株式会社◯◯◯◯ 人事部採用課 鈴木様
〒163-1335
東京都新宿区西新宿6-5-1
縁太郎
拝啓 貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび、求人サイト『エン転職』より、貴社募集の▲▲に応募させていただきました、縁(名字)と申します。
履歴書・職務経歴書をお送りいたします。

 

私はこれまで、一般事務用品と電子文具の販売職として4年間勤務し、商品レイアウトの改善やパネルの作成などにより、売上向上に努めてまいりました。
今後は、現場社員の活躍をサポートする事務職として事業に貢献したく、今回貴社の求人に応募いたしました。
販売職として顧客やチームとのやり取りを通じた交渉力・調整力は、様々な部署と関わる事務職においても活かせると考えております。

 

ご査収、ならびにご選考の程、よろしく お願い申し上げます。
敬具

 

パソコンで作成する場合も手書きの場合も、記載する項目は変わりません。ここでは、パソコンの送付状を例にとって、書き方を解説します。

①送付年月日

書類の冒頭に「提出指定日」または「持参日・ポスト投函日」を記載します。履歴書、職務経歴書、送付状とすべて同じ日にちになっているかを確認しましょう。

②宛先

宛先には、資料を送付する先の会社名(正式名称)、部署名、担当者名を記載します。担当者の名前がわからない場合は、部署名の後に「採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。

③あなたの住所、名前

PCであれば右揃えに設定し、郵便番号、住所、氏名の順に記載します。

④前文(頭語・時候のあいさつ)

いきなり本文に入るのではなく「頭語(拝啓、謹啓など)」から書き始めるようにしましょう。また、時候の挨拶は必須ではありませんが、盛り込まれているとより丁寧な印象を与えることができます。

⑤本文

これまでの専門分野や職務内容、活かせる経験、応募企業への志望動機などを記載しましょう。未経験の職種や業種に応募する場合、不足しているキャリア、スキルとそれらを補う努力や熱意を伝えることで、採用担当者に興味を持ってもらいやすくなるでしょう。あくまでも送付状なので、長くなりすぎないよう、簡潔に伝えることを心がけて下さい。

⑥末文(結語)

「頭語」で始めた文章は「結語」で締めます。「拝啓」で始めたら「敬具」、「謹啓」で始めたら「敬白」で締めます。一般常識として使いこなせるようにしておきましょう。

ポイント:前文・末文は定型文でOK!

頭語・結語や時候のあいさつは、ビジネス文書を作成する際のマナーです。凝った表現にする必要はありません。上記テンプレートの例は季節問わずいつでも使える表現なので、そのまま記載してOKです。

⑦同封書類一覧

同封した書類の内容と枚数を記載します。結語から2行ほど改行し、中央に「記」として同封する書類の内容・枚数を書きます。

3.送り状・履歴書を封筒に入れる際の順番

水に濡れないように書類をクリアファイルに入れ、ファイルごとに郵送用の封筒に入れましょう。その際の順番は上から①~④のとおりです。

①クリアファイル

②送付状

③履歴書

④職務経歴書

(⑤その他必要な書類)

送付状・履歴書を封筒に入れる際の順番

4.送付状(添え状)についての人事の見解は?

複数の人事に対して「送付状の有無が選考にどう影響するか」を質問したところ、以下のような回答が集まりました。

添え状は必須だとは思っていませんが、ついていると丁寧な人だという印象を抱きますね

送付状が入っている方が、印象としては良くなります。書類選考で迷っても会ってみようと思うかもしれません

ビジネスマナーが身についている点は評価に値する。しかし、無いからと言って減点にはしない

送付状の有無は特に気にしませんし、選考にもなんら影響しません

基本的に、送付状の有無が合否に大きく影響することはないようです。しかし、送付状がついていることで好印象を持つ人事が一定数いることも確か。評価が同程度な応募者がいたときに、送付状の有無によって差がつくことはありそうです。そのため、履歴書などを送付する際は、念のため送付状をつけて送るのがベターだと言えます。

5.送付状(添え状)を書くときはココに注意!NG例をご紹介

送付状には自己アピールや志望理由を書くことが推奨されていますが、あくまでも「あいさつ状」。何でも書けばいいというわけではありません。せっかく書いたのに、逆に印象を悪くしてしまうのはもったいないですよね。以下のNG例をもとに、書き上げた送付状をチェックしてみましょう!

長文になりすぎるのはNG!

平成◯年◯月◯日
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縁太郎
拝啓 貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび、求人サイト『エン転職』より、貴社募集の▲▲に応募させていただきました、縁(名字)と申します。
履歴書・職務経歴書をお送りいたします。

 

前職では、お客さまのパートナーとして、保険選びのご相談、保険の見直し、各種手続きのお手伝いなどを行なってきました。前職は新卒で入社し、はじめの2~3年は同期のメンバーにもなかなか追いつけず、悩むことも多い毎日でした。

そんな中実践したのは、成果が出ている先輩社員から徹底的にノウハウを吸収すること。普段の電話でのアプローチ方法から、営業トーク、資料の作成方法に至るまで、まずは自分になかった手法を何でも取り入れて、実践していきました。初めはうまくいかないこともありましたが、2~3ヶ月ほど根気よく続け、少しずつ成果になり始めました。結果として同期入社のメンバー40名の中で、その年の受注件数3位を達成。自分の根気強さが成果に繋がると、確信することができました。

 

ご査収、ならびにご選考の程、よろしくお願い申し上げます。
敬具

 

基本的には、テンプレートでご紹介したくらいの文章量が目安です。あまり細かい文字で詰め込んだり、2枚に及んだりしてしまうと、逆に「情報整理能力がないのでは」と思われてしまう可能性があります。あくまで応募書類への布石として、さらっとアピールする程度にとどめておきましょう。

言い訳感、自慢感が出てしまう文面はNG!

平成◯年◯月◯日
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このたび、求人サイト『エン転職』より、貴社募集の▲▲に応募させていただきました、縁(名字)と申します。
履歴書・職務経歴書をお送りいたします。

 

履歴書において、転職回数が多いため、不審に感じられるかもしれません。企業の倒産や、上司からのパワハラなど、諸事情があったうえでの転職回数となります。その中でも、現職では問題なく業務を進め、部署内でも表彰されるなど、成果を残しております。貴社のように安全性の高い企業であれば何も問題なく成果をあげることが可能です。採用していただいた際には、さらに高い結果を残せるよう精進して参ります。

 

ご査収、ならびにご選考の程、よろしくお願い申し上げます。
敬具

 

転職に不利になる事柄を事前に説明しておく、自己PRのために過去の実績を文面に盛り込む、といったことは問題ありません。しかし、あまりにも文章から「言い訳をしている感」「自慢をしている感」が出てしまうと、応募書類を見る前の第一印象が悪くなることも。あくまでも事実を端的に伝えることを心がけましょう。

希望条件を書くのはNG!

平成◯年◯月◯日
株式会社◯◯◯◯ 人事部採用課 鈴木様
〒163-1335
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縁太郎
拝啓 貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび、求人サイト『エン転職』より、貴社募集の▲▲に応募させていただきました、縁(名字)と申します。
履歴書・職務経歴書をお送りいたします。

 

業務に支障はございませんが、現在、持病の治療のため通院をしております。そのため隔月にて第1金曜日に16時での退社をさせていただきたいと思っております。

 

本件につきましてもご勘案の上、ご査収、ならびにご選考の程、よろしくお願い申し上げます。
敬具

 

時々、送付状に希望の年収や待遇を併記する人がいるようですが、これはやめておいたほうが無難です。もちろん、年収や待遇が転職活動において重要であることは間違いありませんが、あいさつ状の内容としては不適切です。どうしても伝えたいことがある場合は、履歴書の「本人希望欄」を活用する、面接で伝えるなどしましょう。

定型文オンリーはNG!

平成◯年◯月◯日
株式会社◯◯◯◯ 人事部採用課 鈴木様
〒163-1335
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縁太郎
拝啓 貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび、貴社募集の▲▲に応募させていただきました、縁(名字)と申します。
履歴書・職務経歴書をお送りいたします。

 

ぜひ同封した書類をご覧いただき、面接の機会をいただけたら幸いです。ご検討のほど、よろしくお願い申しあげます。
敬具

 

また、よくあるのがインターネット上で拾ってきたテンプレート文面をほぼ流用しているもの。ベースの文面を参考にするのは問題ありませんが、あまりに定型文になっていると、せっかくの意欲も伝わりません。自己PRの内容を応募職種に合わせる、応募企業のどこに魅力を感じたかを記載するなど、企業に合わせて作成しましょう。

6.パートやアルバイトでも送付状の同封が望ましい

送付状は、直接手渡しできない応募先企業への礼儀を示すものです。そのため、正社員募集の場合に限らず、送付状を同封することが望ましいです。送付状の同封によって、ビジネスマナーを心得ているという好印象を与えることができます。

7.履歴書を持参する場合、送付状はいる?いらない?

履歴書を企業に持参する場合は、送付状を同封する必要はありません。そもそも送付状は、書類を対面で渡せない時に添える書類だからです。履歴書を持参する場合には「履歴書と職務経歴書をお持ちしました」といったように、書類の概要を口頭で説明しながら渡すと良いでしょう。

8.まとめ

以上、送付状の書き方について解説しました。企業によっては、採用担当者は1日数十通から百通を超えるほどの履歴書・職務経歴書を見ています。数ある書類のなかから「この人に会いたい」と思ってもらうために、あなたに興味を持ってもらえる内容を記載しましょう。

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