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企業に履歴書などの応募書類を送付する際に添付する、送付状(添え状・カバーレター)の書き方を説明します。送付状をつけたほうがいい理由や、作成する際に気をつけるべきポイントを、テンプレートとともに紹介。送付状作成にお困りの方は、ぜひご一読ください。
2018/10/03

履歴書の送付状・添え状(テンプレート付)|郵送時の書き方とは

履歴書の送付状・添え状(テンプレート付)|郵送時の書き方とは

企業によっては、履歴書や職務経歴書の郵送を求められることがあります。その場合、迷いがちなのが送付状。添える必要があるのか?送る場合、どのような内容を記載すればいいのか?など、履歴書の送付状にまつわる疑問について、解説していきます。

1.送付状(添え状)とは?履歴書・職務経歴書を出す際は絶対に必要?

送付状とは、履歴書や職務経歴書を郵送する際に、簡単な挨拶文を記載して同封する書類です。添え状・カバーレターとも呼ばれます。必ず添えなければならないものではありませんが、なるべく添付することをオススメします。

メールなどで資料を添付して送る際、本文を記載せずに送ることは少ないと思います。郵送時も同じで、送付状がないと少しそっけなく、場合によっては失礼に感じられることも。ビジネスマナーとして、添えたほうが懸命です。

また、単に礼儀として送付するだけではなく、使い方次第で、志望理由や熱意をアピールすることも可能。郵送された応募書類を見る際、採用担当者は履歴書より先に送付書を目にするため、印象に残るような工夫も出来るので、特別な事情がない限りは応募書類に添えて送るようにしてください。

2.送付状の書き方・テンプレート

パソコン・手書き、どちらでもOK

送付状の書き方・内容には、特に公式なルールはありません。パソコンで作成しても、手書きでもOK。ご自身が書きやすい方法で作成しましょう。

用紙サイズは応募書類と同じ・枚数は1枚で

用紙のサイズは、応募書類と同じサイズで作成すれば問題ありません。サイズに決まりはないので、他の書類とまとめやすいように、という気配りです。あくまで挨拶状なので、枚数は1枚で十分です。

志望動機・自己PRを記載し、熱意をアピール

採用担当者が応募書類に目を通す際、はじめに目に入るのが送付状です。単なるあいさつにとどめるのではなく、実はちょっとした工夫で強く印象付けることが可能。その工夫とは、送付状に志望動機や自己PRを記載し、自身の熱意をアピールすることです。特に応募資格に対して経験やスキルが不足している場合や、異業種・異職種にチャレンジする場合は、志望動機・自己PRを記載するようにしましょう。

テンプレートと書き方の解説

パソコンで作成する場合も手書きの場合も、記載する項目は変わりません。ここでは、パソコンの送付状を例にとって、書き方を解説します。

平成◯年◯月◯日
株式会社◯◯◯◯ 人事部採用課 鈴木様
〒163-1335
東京都新宿区西新宿6-5-1
縁太郎
拝啓 貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび、求人サイト『エン転職』より、貴社募集の▲▲に応募させていただきました、縁(名字)と申します。
履歴書・職務経歴書をお送りいたします。

 

私はこれまで、一般事務用品と電子文具の販売職として4年間勤務し、商品レイアウトの改善やパネルの作成などにより、売上向上に努めてまいりました。
今後は、現場社員の活躍をサポートする事務職として事業に貢献したく、今回貴社の求人に応募いたしました。
販売職として顧客やチームとのやり取りを通じた交渉力・調整力は、様々な部署と関わる事務職においても活かせると考えております。

 

ご査収、ならびにご選考の程、よろしく お願い申し上げます。
敬具

 

パソコンで作成する場合も手書きの場合も、記載する項目は変わりません。ここでは、パソコンの送付状を例にとって、書き方を解説します。

①送付年月日

書類の冒頭に「提出指定日」または「持参日・ポスト投函日」を記載します。履歴書、職務経歴書、送付状とすべて同じ日にちになっているかを確認しましょう。

②宛先

宛先には、資料を送付する先の会社名(正式名称)、部署名、担当者名を記載します。担当者の名前がわからない場合は、部署名の後に「採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。

③あなたの住所、名前

PCであれば右揃えに設定し、郵便番号、住所、氏名の順に記載します。

④前文(頭語・時候のあいさつ)

いきなり本文に入るのではなく「頭語(拝啓、謹啓など)」から書き始めるようにしましょう。また、時候の挨拶は必須ではありませんが、盛り込まれているとより丁寧な印象を与えることができます。

⑤本文

これまでの専門分野や職務内容、活かせる経験、応募企業への志望動機などを記載しましょう。未経験の職種や業種に応募する場合、不足しているキャリア、スキルとそれらを補う努力や熱意を伝えることで、採用担当者に興味を持ってもらいやすくなるでしょう。あくまでも送付状なので、長くなりすぎないよう、簡潔に伝えることを心がけて下さい。

⑥末文(結語)

「頭語」で始めた文章は「結語」で締めます。「拝啓」で始めたら「敬具」、「謹啓」で始めたら「敬白」で締めます。一般常識として使いこなせるようにしておきましょう。

ポイント:前文・末文は定型文でOK!

頭語・結語や時候のあいさつは、ビジネス文書を作成する際のマナーです。凝った表現にする必要はありません。上記テンプレートの例は季節問わずいつでも使える表現なので、そのまま記載してOKです。

3.送付状(添え状)についての人事の見解は?

複数の人事に対して「送付状の有無が選考にどう影響するか」を質問したところ、以下のような回答が集まりました。

添え状は必須だとは思っていませんが、ついていると丁寧な人だという印象を抱きますね

送付状が入っている方が、印象としては良くなります。書類選考で迷っても会ってみようと思うかもしれません

ビジネスマナーが身についている点は評価に値する。しかし、無いからと言って減点にはしない

送付状の有無は特に気にしませんし、選考にもなんら影響しません

基本的に、送付状の有無が合否に大きく影響することはないようです。しかし、送付状がついていることで好印象を持つ人事が一定数いることも確か。評価が同程度な応募者がいたときに、送付状の有無によって差がつくことはありそうです。そのため、履歴書などを送付する際は、念のため送付状をつけて送るのがベターだと言えます。

4.送付状(添え状)を書くときはココに注意!NG例をご紹介

送付状には自己アピールや志望理由を書くことが推奨されていますが、あくまでも「あいさつ状」。何でも書けばいいというわけではありません。せっかく書いたのに、逆に印象を悪くしてしまうのはもったいないですよね。以下のNG例をもとに、書き上げた送付状をチェックしてみましょう!

長文になりすぎるのはNG!

基本的には、テンプレートでご紹介したくらいの文章量が目安です。あまり細かい文字で詰め込んだり、2枚に及んだりしてしまうと、逆に「情報整理能力がないのでは」と思われてしまう可能性があります。あくまで応募書類への布石として、さらっとアピールする程度にとどめておきましょう。

言い訳感、自慢感が出てしまう文面はNG!

転職に不利になる事柄を事前に説明しておく、自己PRのために過去の実績を文面に盛り込む、といったことは問題ありません。しかし、あまりにも文章から「言い訳をしている感」「自慢をしている感」が出てしまうと、応募書類を見る前の第一印象が悪くなることも。あくまでも事実を端的に伝えることを心がけましょう。

希望条件を書くのはNG!

時々、送付状に希望の年収や待遇を併記する人がいるようですが、これはやめておいたほうが無難です。もちろん、年収や待遇が転職活動において重要であることは間違いありませんが、あいさつ状の内容としては不適切です。どうしても伝えたいことがある場合は、履歴書の「本人希望欄」を活用する、面接で伝えるなどしましょう。

定型文オンリーはNG!

また、よくあるのがインターネット上で拾ってきたテンプレート文面をほぼ流用しているもの。ベースの文面を参考にするのは問題ありませんが、あまりに定型文になっていると、せっかくの意欲も伝わりません。自己PRの内容を応募職種に合わせる、応募企業のどこに魅力を感じたかを記載するなど、企業に合わせて作成しましょう。

5.まとめ

以上、送付状の書き方について解説しました。企業によっては、採用担当者は1日数十通から百通を超えるほどの履歴書・職務経歴書を見ています。数ある書類のなかから「この人に会いたい」と思ってもらうために、あなたに興味を持ってもらえる内容を記載しましょう。

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