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応募企業からメールでの履歴書送付を指示され、困った経験がある方も多いのではないでしょうか。この記事では、「メールの件名・本文の例文」や、「送る際に注意すべき点」「こんな所を気をつけると採用担当者から好印象!」といったポイントをご紹介します。
2018/01/30

履歴書をメール添付で送る方法・注意点 ~データの作り方・メール例文など~

履歴書をメール添付で送る方法・注意点 ~データの作り方・メール例文など~

応募した企業から「メールで履歴書を送ってください」と言われて、困った経験がある方も多いのではないでしょうか。せっかく書いた職務履歴書。メールの送り方で不採用になってしまうことはないと思いますが、できるなら感じの良いメールを送って面接前の印象を良くしておきたいですよね。この記事では、「メールで履歴書を送る時に気をつけるべきポイント」「履歴書をメール添付するやり方」「件名・本文の例文」などをご紹介していきます。記事の最後には、パソコンで履歴書を作る際に使える無料のフォーマットもありますので、ぜひご活用ください。

1.履歴書データの作り方

履歴書はパソコンで作成したものを

履歴書は、パソコンを使って作ったものを用意するようにしましょう。手書きの履歴書をスキャンして送っても問題はありませんが、スキャンしたものだと“字がつぶれてしまう”“顔写真が不鮮明になってしまう”など、読みづらくなってしまうことも。「手書きのものを添付してください」といった指示がない限りは、パソコンで作ったものをメール添付した方がベターです。
※記事の一番下に、無料でダウンロードできる履歴書のフォーマット(Excel)へのリンクがあります。ぜひ活用してみてください。

写真の撮り方・貼り方のワンポイント

前提として、顔写真は鮮明なものを選びましょう。オススメなのが、ショッピングモールなどに入っている写真スタジオを使って、プロに証明写真を撮影してもらうこと。自然で清潔感のある印象の写真を撮ってもらえるはずです。
価格はスタジオにもよりますが、大体数百円~数千円程度。最近では、撮影した画像データを入れたCD-Rをくれる写真スタジオも増えています。プロが撮影したデータを使って履歴書を作れば、採用担当者に好印象を与えることができるでしょう。
スマートフォンやデジカメを使って自分で証明写真を撮影することもできます。しかし、どうしても写真が曲がってしまったり、不鮮明なものになってしまったりするもの。採用担当者によっては「志望度が低いのかな……?」と感じる人もいるそうです。自分の印象を大きく左右する写真だからこそ、多少お金はかかっても写真スタジオに頼むのがいいでしょう。

画像データを取り込んだら、履歴書のフォーマットの所定の位置に貼り付けます。

貼り付け方

1. パソコンで履歴書を開き、上部メニューにある「挿入」→「画像」を選択
2. 証明写真のデータを選択すれば、貼り付け完了

ファイル名のつけ方や、パスワードに関するマナー

ここからは、具体的な「履歴書の送り方」をご紹介していきます。

メールで履歴書を送付する際は、履歴書ファイルにパスワードを設定すると良いでしょう。個人情報の管理を徹底する会社が増えている今だからこそ、パスワードつきのファイルを送信することで「情報管理がしっかりできる人」というプラスの印象を与えることができます。

パスワードを設定する方法

■Wordを使って履歴書を作る場合

Word 2016でファイルにパスワードを設定する方法

Word 2013でファイルにパスワードを設定する方法

Word 2010でファイルにパスワードを設定する方法

■Excelを使って履歴書を作る場合

Excel 2016でファイルにパスワードを設定する方法

Excel 2013でファイルにパスワードを設定する方法

Excel 2010でファイルにパスワードを設定する方法

 

履歴書を保存する時のファイル名

添付する履歴書のファイル名は、「自分の名前+日付」などにしておきましょう。採用担当者は、一度に何人もの履歴書を受信します。ファイル名を見た時に誰の書類なのか分かりやすいように、そして後から探しやすいように分かりやすいファイル名をつけておくのがマナーです。
※ファイル名の例
20180115_職務履歴書(氏名)

履歴書をメールに添付する方法

  1. メール作成画面を開いて「ファイルの添付」をクリック
  2. 上で保存した履歴書のファイルを選択すれば、メール添付が完了

2.データを添付するメールの文面の解説

件名、本文を書く上でのポイント

件名は短くわかりやすく

件名は「何の用で送っているメールなのか」が分かりやすいようにつけましょう。採用担当者の中には、1日に100通以上のメールのやり取りをする人もいます。また、分かりづらい件名のメールだとスルーされてしまうこともあります。

また、上で設定した履歴書のパスワードは、別のメールで送信します。メールで履歴書送付をする際は、「履歴書を添付したメール」「履歴書のパスワードを記載したメール」の2通に分けて送りましょう。送り方や、件名・本文の例文は以下を参考にしてください。

件名の例

【1通目/履歴書を添付したメール】

・○○職応募の件/履歴書添付(氏名)
・履歴書等送付の件(氏名)

【2通目/履歴書のパスワードを記載したメール】

・パスワードの件(氏名)
・【パスワード】履歴書ご送付の件(氏名)

テンプレートの紹介

本文も件名と同じで、分かりやすく簡潔に書くことが大事です。また、ビジネスメールですので(株)(財)といった略語は使わずに、「株式会社」「財団法人」と正式な記載をするようにします。文末にはビジネスメールの基本でもある「署名」を。以下のメールテンプレートを参考にして、作成すればカンタンです。

本文の例

【1通目/履歴書を添付したメール】

株式会社○○○○○○○
採用ご担当者様

はじめまして。○○(氏名/フルネーム)と申します。

○○で貴社の求人情報を拝見し、貴社の○○職に応募させていただきます。
メールにて履歴書等の応募書類を送付させていただきますので、
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

なお、履歴書のファイルには念のためパスワードを設定しております。
後ほどパスワードをお送りいたしますので、
併せてご確認をいただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき
一度、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

//////////////////////////////////////
氏名
郵便番号+住所
電話番号
メールアドレス
//////////////////////////////////////

 

【2通目/履歴書のパスワードを記載したメール】

株式会社○○○○○○○
採用ご担当者様

先程履歴書を添付いたしました○○(氏名/フルネーム)です。
履歴書に設定したパスワードをお送りいたします。

パスワード:○○○○○○

お手数をおかけいたしますが、
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

//////////////////////////////////////
氏名
郵便番号+住所
電話番号
メールアドレス
//////////////////////////////////////

送信する前の最終チェック

履歴書が完成し、メールに添付できたらいざ送信!その前に、念のためもう一度見直しておきましょう。以下のチェックリストにそって確認すれば、抜け漏れもないはずです。

□添付した履歴書に誤字脱字はないか
□履歴書に顔写真は貼り付けられたか
□メールに履歴書のファイルを添付できているか(一度開いて確認!)
□メールの宛先は合っているか
□メールの本文に打ち間違えがないか
□メールの文末に署名があるか

3.履歴書フォーマットのDLページ

こちらに無料の履歴書フォーマット(Excel版)がありますので、ぜひご活用ください。また、「履歴書の書き方が分からない」「自己PRの書き方の見本がほしい」という方には、下記のページが参考になるかと思います。

履歴書の書き方|履歴書の見本・フォーマットをご紹介!採用担当者が会いたいと思う履歴書とは?

履歴書の学歴|パターン別書き方例 / 退学・留年・休学・浪人の場合は?(入学・卒業年度早見表付き)

職種別 職務経歴書サンプル集

 

ここまでご紹介してきたポイント・マナーを参考にメールを送れば、基本的には問題はありません。面接への第一歩である「履歴書の提出」。印象の良いメールを送って、自信を持って次の選考に進んでください!

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