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「企業からの面接日程メールって、どう返信すれば良い…?」書類選考合格の連絡に喜ぶのも束の間、メールの返信の仕方に悩む方も少なくないのでは。ここでは、雛形・見本もご紹介しながら、面接日程メールへ返信する際のポイントを伝授します。

面接日程調整メールへの返信マナー(例文・文面付き)

面接日程調整メールへの返信マナー(例文・文面付き)

書類選考に通過したのはいいものの、企業からの面接日程の打診メールに「どう返信しようか…」と悩んでいませんか。

・いつまでに返信すれば失礼がないだろうか?
・本文はどんな流れで構成するの?
・まずは感謝の気持ちから伝えるべき?
・面接候補日って1つでよいの?
・そもそも、ビジネスメールでの言葉遣いが不安…。

などなど、意外と知らないことばかり。そんなお悩みにお答すべく、雛形・見本もご紹介しながら、面接日程メールへ返信する際のポイントを伝授します。

1.面接関連メールを送るときに気を付けるべきマナー

企業へ返信するメールで、もっとも重要なことは基本的なマナーが守られているかどうかです。学生なら多少は目をつぶってもらえる可能性がありますが、社会人経験のある応募者から送られてきたメールでマナーが守られていない場合、「この人は大丈夫かな」と不安に思われてしまう可能性が高いでしょう。そのため、まずは以下5点のマナーに関して再確認しましょう。

1、結論から先に伝える

何よりも大切なのは、用件を簡潔に伝えること。書類選考が通過し、喜びたい気持ちや感謝の念を企業にたくさん伝えたいのはわかります。ですが、長い前置きや回りくどい表現などは厳禁。メールを返信する目的は「面接の日程を決めること」であることを忘れずに。結論から先に伝えるよう意識してください。

2、件名はそのままでOK

企業から届いたメールに返信する場合、件名は変更しなくてOK。「Re:○○」と、返信であることがわかるようにしておけば大丈夫です。より丁寧に返信したいということであれば、「Re:○○(転職 大辞郎)」と件名の最後に自分の名前を記載しても構いません。

3、本文も残しておくのがベスト

返信メールを作成する際、多くの場合、企業から受信したメールの文面が引用されます。その引用された内容は消さず、そのままの状態で返信しましょう。これまでのやりとりの内容をお互いに一目で確認するのに役立ちます。

4、メールの最後には署名を

メールの最後には必ず署名を入れるのがルール。署名は、差出人である自分の情報を相手に明示すると共に、「ここで文章は終わりです」ということを伝える役目も担います。

基本的には、名前(読みにくい姓名の場合は読み仮名もセットで)、郵便番号・住所、電話番号、メールアドレスを明記。なお、枠線に「♪」や「☆」、顔文字などを使用するのは避けるのが賢明です。

5、返信はなるべく早く

ビジネスにおけるメールは、24時間以内に返信するのが基本のマナー。企業から面接の日程調整に関するメールが届いたら、できるだけ早く返信するようにしましょう。ただし、深夜・早朝などは可能な限り避けてください。「どんな生活をしているのだろう…」と、企業側に変な心配をかけてしまう可能性があるためです。

理想的な返信時間帯とされているのは、午前9時~午後10時。その時間帯の返信が難しい方は、メールの自動送信予約機能を活用すると良いでしょう。

2.面接関連のメールの種類と例文

転職活動中は必然的に採用担当者とメールでのやり取りをすることになります。やりとりの内容は大きく分けて「面接の日程調整・キャンセル」「面接後のお礼」「履歴書提出」「選考辞退」「内定承諾」5種類です。そこで、面接関連のメールの例文を内容ごとに用意しました。ぜひご参考ください。

面接の日程調整・変更

以下は企業からの面接日程打診メールに対する返信のイメージです。

  • 企業から面接日程の選択肢を送ってもらい、それに返信する。
  • 自分から面接日程を提示する場合
  • 一度決まった面接日の変更

以上の三種類のイメージをご紹介します。

1.企業から面接日程の選択肢を送ってもらい、それに返信する。

まずは、企業から提示された面接候補日の中から、希望日時を選ぶ場合のメール文面を見てみましょう。

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。転職 大辞郎と申します。

書類選考通過と面接のご連絡ありがとうございました。
ぜひ、次の面接に参加させていただきたく思っています。

ご提示いただきました日程のうち、下記にてお伺いします。
日時:10月17日(火) 15:00~
場所:××ビル ×階

お忙しい中、日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願いいたします。

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転職 大辞郎
——————————————
〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:daijiro_tenshoku@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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ポイントは、企業から指定された面接候補日程で問題ないか確認し、訪問できる時間を早々に返信することです。もし問題がある場合は、別日程の調整を依頼することになるので遅くとも1日以内に返信することが望ましいでしょう。また、採用担当者に面接のスケジュールを調整してくれたことへの感謝も合わせて伝えましょう。

2.自分から面接日程を提示する場合

企業からあなた自身の都合がよい面接日程を挙げるよう依頼された場合。面接担当者が選べるよう、できるだけ幅広い日程を提示して返信しましょう。

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。転職 大辞郎と申します。

このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり、ありがとうございます。
以下、私の面接希望日時を記載させていただきます。

・10月17日(火) 15:00以降
・10月18日(水) 10:00~12:00
・10月19日(木) 終日
・10月20日(金) 14:00~18:00

上記の中からご調整いただくことは可能でしょうか。
もしご調整が難しい場合は、
再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

お忙しい中と存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。

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転職 大辞郎
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〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:daijiro_tenshoku@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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面接は人事担当者だけではなく、社長や役員など多忙の方が参加する場合もあり、「候補日で調整が難しい場合は、別の日程を提示します」という姿勢をメール内で記載すると好印象です。

3.一度決まった面接日の変更

在職中の仕事状況や、家庭の事情など、どうしても外せない事情が発生してしまった場合は、いち早く面接日変更の願い出をしましょう。

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。
□月□日 ○時○分より面接予定の転職 大辞郎と申します。

大変恐縮ですが、調整していただいた面接日程を諸事情により
変更したくご連絡いたしました。

以下の日程で再度調整していただくことは可能でしょうか。
・10月17日(火) 15:00以降
・10月18日(水) 10:00~12:00
・10月19日(木) 終日
・10月20日(金) 14:00~18:00

調整が難しい場合は、
再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

お手数をお掛けして大変申し訳ございません。
お忙しい中と存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。

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転職 大辞郎
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〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:daijiro_tenshoku@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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一度決まった面接日ですので、スケジュールの再調整をお願いすることになります。そのため、担当者にお詫びの一言を入れると良いでしょう。

面接当日の遅刻・キャンセル

基本的に面接当日の遅刻やキャンセルは電話で行うほうが良いでしょう。しかし、仕方なくメールで連絡するといった方法しかないことも。

以下に面接当日の遅刻をする際のメールと、面接当日のキャンセルをする際のメールのテンプレートをご用意しました。

【面接当日の遅刻】

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。
本日(○/◯)の○時より面接をしていただく予定の転職 大辞郎と申します。

誠に申し訳ありませんが、
○○○のために本日の面接開始時間に間に合うことが難しく、
○○分の遅刻になってしまう状況です。

大変恐れ入りますが、このまま貴社にお伺いして面接をしていただく、
もしくは面接日程の変更をしていただくことは可能でしょうか。

せっかく面接日程等を調整していただいたのに関わらず、
このようなことになってしまい大変申し訳ございません。

また、メールでのご連絡となってしまい心よりお詫び申し上げます。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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転職 大辞郎
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〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:daijiro_tenshoku@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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【面接当日のキャンセル】

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。
本日(○/◯)の○時より面接をしていただく予定の転職 大辞郎と申します。

誠に申し訳ありませんが、
○○○のために本日の面接に伺うことが難しい状況です。

大変お手数をお掛けしますが、
面接日程の変更をしていただくことは可能でしょうか。

せっかく面接日程等を調整していただいたのに関わらず、
このようなことになってしまい大変申し訳ございません。

また、メールでのご連絡となってしまい心よりお詫び申し上げます。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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転職 大辞郎
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◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:daijiro_tenshoku@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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面接の遅刻・キャンセルを伝える際に大切になってくるのは「遅刻やキャンセルの理由」「どのくらい遅刻するのか」「時間を調整してくれた採用担当者への謝罪」です。

加えて「このまま面接に向かうべきなのか」「面接日の再設定などは可能か」など、次に何をするべきなのか、指示も仰ぎましょう。

面接後のお礼

面接後のメールは、面接官に時間を割いていただいたお礼と志望度の高さを表す内容が良いでしょう。必ずしも面接後にメールを送る必要はありませんが、面接で伝えることができなかったことがある場合は合わせて送るとよいでしょう。

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。
本日(○/◯)の○時より面接をしていただきました転職 大辞郎と申します。

本日はご多忙の中、
面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。

面接の際にお聞きした▲▲様からの□□といったお話や、具体的な
仕事内容などを伺い、ますます貴社で仕事をしたいという気持ちが
強くなりました。

面接ではお伝えすることができませんでしたが、私は以前に▪️▪️といった
経験があります。貴社の◇◇などの際にお力になることができたら幸いです。

末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、
貴社のますますのご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

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採用担当者の中には1日に大量のメールを受け取る方もいます。定型の文章のようなメ-ルを面接の度に送るのはかえって迷惑となり、印象を悪くしてしまう可能性もあります。最低限のマナーを押さえた上で自分の言葉で綴ったメールが良いでしょう。

履歴書提出

件名は「履歴書の送付について」などの採用担当者にわかりやすいメール本文にしましょう。また、本文の内容も簡潔に「履歴書が添付してある」という旨を伝えましょう。

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

転職 大辞郎と申します。
本日は以前にご指示いただきました履歴書を提出させていただきたく、
ご連絡いたしました。

こちらのメールにPDF形式にて履歴書を送付させていただきます。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
ご確認いただけますと幸いです。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
&nbsp
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Tel :000-0000-0000(携帯)
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企業から指定がない場合は、添付書類をPDF形式に変換したものを送りましょう。PDF変換がされていない場合、パソコンやソフトの種類によって見え方が変わってしまう場合があります。

そして、送信ボタンを押す前に一呼吸。最後に書類がしっかり添付されているか、メール内容に問題がないかチェックすることを忘れずに。チェック後に、メールを送信しましょう。

選考辞退

「他社から内定をもらった」「転職することを辞めた」など様々な理由があって選考辞退をすることがあるかもしれません。そこで重要なのは、企業に辞退の旨をしっかり伝えること。自分のために時間を割いてくれた方へのを必ず伝えるようにしましょう。

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。

◯月○日◯時に面接予定の転職 大辞郎と申します。

本日は選考辞退の旨をお伝えしたくご連絡いたしました。
誠に勝手ではございますが諸般の事情により、
貴社の選考を辞退させていただきます。

お手間やお時間をおかけしたのにも関わらず、
このようなお返事となってしまい大変申し訳ございません。

末筆ではございますが、
今後の貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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転職 大辞郎
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〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:daijiro_tenshoku@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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選考辞退をされることは、採用担当者にとって珍しいことではありません。その為、辞退理由を回りくどく書く必要はありません。最低限のマナーを守って簡潔に伝えましょう。

内定承諾

内定承諾のメールは長々と書いてしまいがちですが、意志を簡潔に伝えましょう。加えて今後の抱負や入社に向けた意欲を伝えることができると好印象です。もちろん、誤字脱字がないかチェックも欠かさないようにしましょう。

○○株式会社人事部 人事課 採用担当 □□様

お世話になっております。
先日、面接をしていただきました転職 大辞郎と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
ぜひとも承諾させていただきたいと存じます。

皆様と共に働けることを心より楽しみにしております。
1日も早く貴社の戦力としてとなれるよう邁進して参ります。

今後の入社までの手続きについてご指示などがございましたら、
ご指示をいただけると幸いです。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

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転職 大辞郎
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〒123-4567
◇◇県◇◇市◇◇ ◆◆マンション ☆☆号室
Email:daijiro_tenshoku@.×××com
Tel :000-0000-0000(携帯)
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内定承諾の連絡はできるだけ早くするようにしましょう。加えて内定をもらったところ以外に選考を受けている会社がある場合には、それぞれにしっかりと辞退の連絡をするようにしましょう。

3.気を付けたいよくある減点ポイント

敬語が間違っている

どんなに内容がしっかりしていて体裁が整っているメールでも、間違えた敬語を使ってしまうと「この人大丈夫かな?」と採用担当者に思われてしまうことも。ここでは間違えやすい敬語をチェックしておきましょう。

間違えやすい敬語の例

・行きます→伺います
・見ました→拝見しました
・〜して頂く→〜していただく
・〜致します→〜いたします
・了解です→承知いたしました。かしこまりました

不必要な装飾がされている

メールの可読性を上げて 相手にわかりやすいようにと配慮したメール文面を作るために、【】や**などを使うことがあります。

しかし、メールに不必要な装飾を使いすぎるとかえってメールを見た採用担当者にとっては見にくいものになることも。特別なルールはありませんが、状況に応じた適度な装飾を心がけましょう。

改行などが無く見えづらい

メールを読む相手にとって、読みやすい見た目にするというのも大切なことです。その上で改行は非常に重要なものになってきます。ポイントとしては、意味のまとまりごとに改行をすること。

メールの基本的な流れである「宛先→挨拶→本文→締め→署名」ごとの改行は可読性の高いメールを作る上で最低限必要でしょう。また、30文字を過ぎたら改行をするとメールの受け手にとっても読みやすい見た目に仕上がります。改行が苦手な方は、まずは意図的に改行を増やすということから始めることをオススメします。

下にメールの例を二つ用意しました。上は改行がないもの、下は改行を加えたものです。下の改行を加えたメールのほうが読みやすいのではないでしょうか。

【改行なし】

お世話になっております。転職 大辞郎と申します。このたびは、面接の候補日時のご連絡、ありがとうございました。ぜひ、次回の選考に参加させていただきたいと思っています。

 

【改行あり】

お世話になっております。転職 大辞郎と申します。

このたびは、面接の候補日時のご連絡、ありがとうございました。
ぜひ、次回の選考に参加させていただきたいと思っています。

 

会社のメールアドレスを使用している

本来会社のメールアドレスは、取引先や社内でのコミュニケーションのために使われるもの。転職活動に勤務先のメールアドレスを使ってしまうと採用担当者に「この人は公私混同してしまう人だな」「もし入社しても会社のアドレスを本来の用途以外に使う人なのだな」というマイナスの印象を与えてしまいます。

加えて、勤務先のアドレスを使用すると社内のシステム部門や上司からメール内容を見られてしまう可能性もあります。ヤフーメールやGメールなどのフリーアドレスを転職活動用に新しく作成すると良いでしょう。

4.メール送信前のセルフチェック項目

メール送信前のセルフチェック項目|こんな返信メールはNG

宛先に間違いはないか

宛先のメールアドレスに間違いがあれば、当然ながら相手にメールは届きません。送信エラーに気づくこともできなければ、迅速に面接日程の調整ができず、せっかくの縁が無駄になる可能性すらあります。

最悪なのが、別の人にメールが届いてしまうケース。本来返信したかった相手の署名などが残っている状態で別の人に送信してしまえば、立派な情報漏えいにあたります。また、相手の名前や役職などの間違いも厳禁です。

本文全体のレイアウトは見やすいか

たとえば、いくつもの文章が流し込みでずっと続いていると、読み手は読みづらさを感じます。読みやすい部分で改行する、1ブロックは2~3行ほどにまとめる、文字の大きさやフォントは揃えるといった点に注意してみましょう。

1文1文は読みやすいか

1文が長すぎたり、誤字脱字が多かったり…という文章も、読み手にストレスを与えます。送信前に再度全体を読み直し、読みづらさを感じるところはないか客観的にチェックしてください。

また、「です」が続くなど、稚拙な言葉遣いになっていないかも確認することをオススメします。「丁寧に書こう」と思うあまり、二重敬語になってしまっているメールもNGです。

面接希望日時にミスはないか

メール文面とスケジュール帳とを照らし合わせ、希望日程に間違いがないか最終確認をしましょう。特に注意すべきは、日にちと曜日のずれ。

メールを受け取った採用担当者は正しく面接希望日を把握することができず、再度やりとりが必要になってしまいます。

パソコンの日時設定は合っているか

自分のパソコンの設定がずれていると、送信メールの日時もずれてしまう可能性があります。せっかく時間帯を気にして送信しても、極端な時間帯に返信したことになってしまうことも。また、送信予約機能も正しく機能せず、適切なタイミングで相手にメールをチェックしてもらうことができません。

5.言葉使いや面接後のお礼メールに困ったらコチラ!(選考中の連絡に関するお役立ちリンク集)

これまで、面接日程メールへの返信のポイントをお伝えしました。そのほか、面接のお礼メールの作り方や言葉遣い、選考中の企業への連絡の仕方など、お困りごとがあれば下記をぜひ参考にしてみてください。

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