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退職届を書き終わったら、次に迷うのは封筒の選び方と郵送方法。封筒の色やサイズに決まりはある?郵送する場合に添え状は必要?退職届の書き方は問題なくても、封筒次第では失礼になることも。退職届を入れる封筒の色やサイズや郵送方法について、ぜひご参考ください。
2018/09/03

退職届・退職願の封筒の書き方、選び方、郵送時の注意など

退職届・退職願の封筒の書き方、選び方、郵送時の注意など

退職が決まり、上司に退職意向を伝えて了承を得た後、会社に提出する退職届。

退職届の書き方や書式はネットで検索してわかったものの、意外にわからないのが退職届を包む「封筒」のことです。どんな封筒に入れればいいのかわからない。そんな方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、退職届の「封筒」にフォーカスを当てて、どんな色・サイズの封筒が適切なのか?何を封筒に記載すればいいのか?ご紹介します。これを知らないと、退職時に会社に失礼な態度と映ることも。円満退職を進めるためにも、本ページをご参照ください。

1.退職願、退職届を封入するために相応しい封筒とは?

写真付き!退職届を封入するべき封筒

退職届を封入する「封筒」の色・種類は、白の無地が望ましいと言われています。退職届は会社への退職意思を示す重要な書類のため、公式の書類として扱われることを念頭に、茶封筒ではなく、白の無地封筒を選びましょう。

●GOOD!無地の白封筒
白封筒
●NG!茶封筒
茶封筒

★ワンポイントアドバイス

用意する白の封筒の表面には、7桁の郵便番号を記載する四角(□□□-□□□□)がないものが好ましいとされています。入手可能ならば、郵便番号が入っていない封筒を用意しましょう。

 

退職届に合わせて、封筒のサイズを選びましょう。

パソコン出力サイズ 寸 法 封入に適した一般的な封筒と折り方
A4 210×297 長形3号(横三つ折り)
A5 148×210 長形4号(横三つ折り)
B5 182×257

退職届を封入する「封筒」のサイズは、退職届を記載した紙の大きさによって、サイズを揃えます。もし、会社指定の退職届の用紙がある場合は、そのサイズを確認して、以下の封筒を選択してください。

 

退職届がA4サイズの場合、封筒は「長形3号(長3)」を選びましょう。

A4サイズで退職届を作成した場合、対応する封筒のサイズは「長形3号(長3)」がベストです。A4の履歴書を三つ折で入る大きさ。封入口が短い辺にある長形3号は、天地235mm×左右は120mmとなり、A4用紙を折って封入するのに最適なサイズとなっています。

120mm×235mm

 

退職届がA5・B5サイズの場合、封筒は「長形4号(長4)」を選びましょう。

A5サイズ、もしくはB5サイズで退職届を作成した場合、対応する封筒のサイズは「長形4号(長4)」封筒を使用するのが良いでしょう。B5判の便箋を三つ折、または四つ折にして入れるのに適した大きさです。天地205mm×左右は90mmとなり、一般的な封筒です。コンビニなどでも常時販売されていますので、封筒サイズを確認して、購入しましょう。

所属する会社によっては、退職届のひな形が用意されている場合があり、B5サイズが多いと言われています。その場合も、こちらの「長形4号(長4)」を使用しましょう。

90mm×205mm

 

退職願の文面が縦書きか横書きかで、封筒の書き方って変わる?

基本的に文書が縦書きであれ横書きであれ、退職願の封筒は縦書きで出します。ただし封筒の中身の文面は少し違ってきます。例えば横書きの場合は次の通りです。

書面の一番上に「退職願と大きく書き、その右側に退職願を出す日付を書き、左側に会社名・社長名を書きます。その後「一身上の理由により○月○日をもって退職したく、ここにお願い申し上げます。」と書き、右下に自分の所属部署を書き名前を署名し印を押します。

縦書きの場合一行目の真ん中に「退職願」と書き、次の行の下の方に「私事」と書きます。その後の文面は同じですが、次の行に退職願提出期日。その下に所属部署と名前と印を記し、最後に左上に会社名・社長名を書きましょう。

退職願の書き方

以上が、退職願を入れる封筒とその文書の書き方についての解説です。提出のタイミングとしては、遅くとも1ヶ月前には提出しましょう。「明日辞めたい!」というような緊迫した状況で退職願の封筒を手渡されても上司や会社は困惑するばかりです。退職しても良好な関係性を築いていけるよう、ビジネスパーソンとして良識ある行動を心がけたいですね。

 

2.退職届の封筒の書き方、中身の折り方

ここからは、退職届の封筒の書き方をご紹介します。

まず、退職届を入れる封筒の表面・中央に「退職届」と縦に記します。そして裏面左下に所属部署・課・チーム・氏名をそれぞれ黒のボールペンなどで記載してください。

封筒の書き方

中面

①書き出し:私儀(読み:わたくしぎ)と記載。

②退職理由:自己都合退職の場合は、「一身上の都合」と書きます。

③退職日:退職届の場合は、上司との話し合いで決めた日付を記入します。日時の記載に関しては、西暦でも元号でも構いません。

④文末:退職届の場合は、退職が確定した後に提出するため「退職いたします」と事実を報告する文面を記載します。

⑤届出年月日:退職届を提出する日付を記載します。所属部署、氏名:宛名より下の位置に所属と名前を記入し、名前の下に捺印します。

⑥宛名:最高執行責任者の役職と名前を書きます。代表取締役社長などが一般的です。敬称は殿。自分の名前よりも上にくるように書くことがポイントです。

 

退職届を封筒に入れるときの注意点。

退職届を封筒に入れるときには、「折り方」と「封筒への入れ方」に注意する必要があります。

①退職届の用紙を、下3分の1から折り返します。
②同じく退職届の用紙の上3分の1を①に被せるように折り返します。
③封筒の裏側を上にした状態で、三つ折りした退職届を封入。
封筒裏の右上と退職届の右上が重なるように封入します。

ポイント1「読み手のことを意識すること」

用意した封筒が退職届を折り曲げて入れなければならないサイズだった場合、基本的には退職届の“読み手”が封筒から取り出し開いた際に、すぐに読める折り方と入れ方にすることがポイントです。封筒に入れる場合には、封筒から取り出してから退職届の書き始めが見えるような入れ方を行なうようにしましょう。

ポイント2「一般的には巻き三つ折り」

一般的には「巻き三つ折り」という、紙を3重に丸めて折り目を付ける方法が良いとされています。退職届の内側の端と外側の端を合わせたら、その部分を軽く折って目印を付けます。目印が付いたらそれに合わせてきれいに折りましょう。

ポイント3「用紙が折れてしまわないよう、封入」

封筒に入れる際は、上記巻き三つ折りが曲がってしまうことや、折れてしまわないよう慎重に封入してください。封筒の途中で退職届がひっかかってしまうことがありますが、強引に押し込むのではなく、一度戻すなどきれいな封入を心がけましょう。

ポイント4「封筒にのり付はしなくてOK!」

退職届の封筒に、のり付はいりません。ポイント1にあるように、読み手である上司や人事担当者が、受け取ってすぐに中身を確認するためです。もし、のりやシールが付いているタイプの封筒を使用している場合は、封をしても問題ありませんが、その場合は必ずボールペンや万年筆で〆マークを付けましょう。

ポイント5「提出前の汚れや、折れることを防ぎましょう!」

せっかく綺麗に作成した退職届。上司に提出する前に、カバンの中で折れてしまった…。汚れてしまったということがないよう、書類入れやクリアファイルに入れるなどして持ち運びましょう。とくに白い封筒はちょっとした汚れが目立ちます。気をつけたいポイントです。

3.退職届・退職願を郵送する際の方法と注意点

最後に退職届の郵送方法と注意点をご紹介します。
退職届・退職願は基本的に手渡しが望ましいですが、怪我や病気で直接渡す事が難しい場合や会社からの指示があった場合は郵送することがあります。不備のないように退職届を郵送しましょう。

(1)郵送用の、一回り大きい封筒を用意

退職届とは別に、もう一回り大きい郵送用の封筒を用意します。封筒の色は退職届が入った小さい封筒と同じ「白」を選びます。

退職届入りの封筒が長形4号の場合・・・郵送用は長形3号(120mm×235mm)
退職届入りの封筒が長形3号の場合・・・郵送用は角形5号(190mm×240mm)

長形

(2)添え状を入れる

社会人として書類を送る際は添え状を同封するのがマナーです。相手に誠意が伝わる内容を書きましょう。思いつかないという場合は、下記の例文をご参考下さい。
 

拝啓 貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
この度一身上の都合により退職させていただくこととなりました。

つきましては、同封の通り退職届を提出させていただきます。ご査収の程、よろしくお願いいたします。
短い間ではございましたが、大変お世話になりました。

末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。

敬具

 
封筒に入れる際は添え状を上にして、退職届を下にしましょう。外から退職届と見えないようにする役割も果たします。中に入れた退職届に糊付けをする必要はありません。
添え状

(3)郵送用封筒に宛名を書く

表面に宛名を書きます。その際に勝手に宛名を決めずに、あらかじめ会社側に誰宛にすべきなのかを確認しましょう。加えて宛名の左下に赤ペンで「親展」と書きましょう。「親展」は「宛名本人以外は開けないでください」という意味を持ちます。最後に裏の左下に自分の住所と名前を書き、中身を確認して封を閉じて「〆」と書きます。

表裏

(4)郵便局の窓口で郵送する

切手は自分で貼らず、万が一(料金の不足など)に備えて郵便局の窓口で規定の切手を。また、無事に会社側へ届いたか確認するために「配達証明」を付けることもできます。

4.まとめ

以上が、退職届の封筒に関して注意したいポイントです。退職届は最後に行なう大切な退職実務の一つ。しこりなく円満退社するためにも、スムーズに進めていきましょう。

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