受付事務の志望動機｜転職活動で効果的な志望動機の書き方（例文サンプル付）

「受付事務の仕事は自分に向いているかも。でも、志望動機ってどう書けばいいの？」

興味はあっても、志望動機が思い浮かばなくて応募に踏み出せない方は少なくないと思います。そこで、受付事務を志望する方のために、志望動機を書くコツをご紹介。受付事務の主な仕事、向いているタイプを踏まえて、採用担当者にアピールできる志望動機の書き方を説明します。未経験者向け、経験者向け、派遣社員希望者向けなど、タイプ別に例文サンプルもご用意。ぜひ、参考にしてみてください。

1.志望動機を書けるように、まず受付事務を知ろう。

受付事務といっても、いろいろ？

受付事務という仕事に、どんなイメージをお持ちですか。実は、受付事務と一口にいっても、さまざま。たとえば、オフィスの入口に受付を設ける一般的な企業をはじめ、百貨店、ショッピングセンター、アミューズメント施設、ハウスメーカーやリフォーム会社のショールーム、カーディーラー、レンタカー会社、保険会社、弁護士事務所、塾、スクール、イベント会場、美容院、病院、歯科など。

種類によって携わる仕事内容に多少違いがでてきます。さまざまな求人をみて、自分に向いている受付事務を選ぶのが大事です。

受付事務って、どんな仕事？

さまざまな場所で働く受付事務がありますが、いずれにしても仕事内容の大枠は変わりません。そこで、一般的な仕事内容を紹介します。大きくわけると3つ。仕事内容をきちんと理解すれば、受付事務を志望する自分の気持ちを整理でき、志望動機も書きやすくなるでしょう。

接客

企業や施設に来訪されたお客様をお迎えします。お客様と最初に接することになるため、「こんにちは」「いらっしゃいませ」と明るい笑顔で挨拶し、好印象を与えることが大切。来訪の目的をうかがい、商談であれば打ち合わせスペースに通してお茶を出したり、美容院や病院などであれば会員カードや診察券を受けとって予約内容を確認したり、インフォメーションカウンターであれば施設内のパンフレットを見せて説明したり。内容にあわせてご案内します。

また、代表電話の窓口の役目も。来訪者と直接お会いする場合と同じように、明るい口調で受け答えすることが大切です。要件をうかがったら、担当のスタッフに取り次いだり、質問に答えたりします。

事務業務

主には、資料作成やデータ入力です。たとえば、営業スタッフから依頼を受けて見積書を作成。基本的に指定のフォーマットがあるので、項目にそって入力していけば見積書を作れます。他には、お客様情報を管理するシステムへの入力。スクールや美容院などであれば、新しく会員になったお客様の情報を入力します。医療機関の場合、レセプトと呼ばれる診療報酬明細書を作成することもあります。

雑務

他のスタッフが働きやすくなるように職場環境を整える仕事です。清掃もその1つ。エントランスや会社の周辺など、お客様の目に頻繁に触れる場所はもちろん、商談スペース、トイレ、廊下、会議室などもこまめにチェックして、ゴミを拾ったり、片付けたり、机を拭いたりします。ペンやファイル、コピー用紙など、よく使われる事務用品をなくなる前に補充することも大切。職場で働く他のスタッフを気遣う行動によって、働きやすい職場環境になります。

こうした仕事を担う受付事務だからこそ得られるやりがいがあります。それは、感謝されること。施設内で目的地がわからず困っているお客様に丁寧に対応した時、営業から頼まれた見積書にスピーディーに作成した時など、「助かりました。ありがとうございます」という言葉をもらえることでしょう。自分が誰の役に立っているのかを実感できる仕事です。

受付事務には、どんな人が向いている？

受付事務は企業の“顔”になり、第一印象を決める重要な存在。相手を不快にさせてしまえば、会社そのものの印象を悪くさせてしまう可能性があるのです。接客で求められるのは、社会人としての正しい言葉遣いや立ち居振る舞いが前提にあることに加え、コミュニケーション能力が求められます。相手の目をみて話に耳を傾けられる方、明るい表情と声のトーンで話すことができる方に向いているといえるでしょう。

事務業務では、資料を作成する際にWordやExcel、場合によってはPowerPointを使うことがあります。スピーディーにタイピングできる方、図表なら問題なく作成することができるといった方、見やすいレイアウトを考えて資料を作るのが好きな方であれば、入社してすぐに活躍できるようになるでしょう。もちろん、入社時点で必須のスキルではない場合がほとんど。WordやExcel、PowerPointをこれまであまり使ったことがなくても、入社後の教育体制でイチから学べる企業も多くあります。

雑務では、気持ちのいい職場環境を作ることが目的にあるため、人が後回しにしてしまうことを率先して対応するなど、ホスピタリティが大切です。相手のことを思い、「どうすると喜ばれるかな」と前向きに考えられる方に向いています。

2.採用担当者が志望動機でみているポイントは？

「受付事務だからやりたい」をアピールしよう。

採用担当者は、志望動機を通して「なぜ受付事務を選んでいるのか」「受付事務の業務に適性があるか」といった点を見ています。接客や事務の仕事がたくさんありますからね。数ある仕事の中でも受付事務だからこそ携わりたいと伝えることで、志望度の高さをアピールできます。

ポイントは、自分の知識・スキルを盛り込むことです。「こうした知識・スキルは受付事務に活かせると思います」とつなげることで、「受付事務だからやりたい」という意欲が伝わるでしょう。以下では、アピール要素となる知識・スキルを紹介します。

コミュニケーション力

来訪された多くのお客様にとって、最初に会う受付事務の印象そのものが会社のイメージになります。感じの良さが伝わると好印象を与えられるだけに、コミュニケーション力は大切。アパレルショップや飲食店などのスタッフを経験したことがある方はもちろんですが、どんな業務であっても人とコミュニケーションをとって進めてきたと思います。その際に、相手を理解しようと気をつけてきたこと、話しやすい雰囲気をつくるために心がけてきたことなど、コミュニケーションを取る上での工夫を志望動機に踏まえましょう。「工夫がない・・・」と今は思う方もいるかもしれませんが、ぜひ整理してみてください。きっと意識してきたことが見つかるはずです。

パソコンスキル

受付事務は営業など他のスタッフから頼まれて、資料を作成したりシステムにデータを入力したりする立場です。資料作成の際にはWordやExcelを使うことが多く、スピーディーなタイピングが求められます。Wordに文章を毎日のように入力していた、色分けした図表を使って資料を作っていた、といった経験があれば、ぜひアピールしましょう。採用担当者に、即戦力として活躍できることを印象づけられます。

資格

資格は、自分が持つ知識・スキルの裏付けになるようなもの。「こんな能力を持っています」と端的に伝えられることになります。たとえば、秘書検定。会社の”顔“となる受付事務には欠かせないビジネスマナーを十分に身につけているという裏付けになります。MOS（Microsoft Office Specialist：マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト）の資格も有効。Wordの文章作成、Excelの表計算などに問題なく対応できることをアピールできます。他にも、海外の方と接する機会が多い受付事務なら語学に関する資格、医療機関で働く受付事務なら医療事務の資格をアピール要素として使えるでしょう。

「御社だから入りたい」をアピールしよう。

受付事務といっても、種類はさまざま。それだけ、受付事務として働ける企業がたくさんあるということです。採用担当者は、志望動機を通して「なぜ当社でなければいけないのか」といった意欲の高さを見ています。そこで、志望動機では「応募企業を選んだ理由」と「入社後に実現したいこと」を踏まえることで、「御社だから入りたい」とアピールしましょう。

応募企業を選んだ理由

どんな企業でも当てはまるような理由ではNG。応募する企業の特徴に紐付けた理由を考えることが大切です。そのために、企業のホームページや求人広告をしっかり読み込みましょう。理解を深めることで、「御社だから志望したい」という理由がきっと見つかるはずです。

入社後に実現したいこと

企業研究の際に求められている人物像をイメージしてみることが大事。その人物像にそって、自分をアピールするといいでしょう。自分の持っている知識・スキルを活かすことで、企業にどんな形で貢献できるのかを伝えられるように考えてみてください。

3.タイプ別で志望動機のサンプルをご紹介。

【サンプル：１】未経験者の志望動機（正社員）

アパレルショップの販売員として2年経験してきました。仕事の中で私が心がけていたのは、お客様が服を楽しんで選んでもらえるようにすること。そのために、常連のお客様を中心に名前を覚えて声をかけたり、好みを把握してオススメの新作を提案したりしてきました。2年が経った今では、私との会話を楽しみに来店してくださる方は多いです。お客様に気を配ってコミュニケーションを取ることは、受付事務に活かせると思っています。貴社では、注文住宅の設計を固めるために、ショールームでお客様は何度も打ち合わせされることになると認識しています。気持ち良く来店してもらえるようなコミュニケーションを取っていきたいです。

【サンプル：2】経験者の志望動機（正社員）

学校を卒業後、会計事務所の受付事務として3年働いてきました。主に任されることが多かったのは、取引先の企業に提出する資料の作成です。その際には、Excelで色分けした図表を作ったり、Wordで文章をまとめたりしてきました。作成経験により、正確でスピーディーにタイピングするスキルも身につけることができました。外出が多い貴社の営業を支えるために、受付事務の存在価値は高いと感じています。私が培ってきたパソコンスキルは営業支援に大きく役立てるものと思い、志望いたしました。

【サンプル：3】派遣社員の志望動機

前職は百貨店の受付事務です。ビジネスマナーはもちろん、ホスピタリティが強く求められる仕事でした。そこで、よりふさわしい接客や立ち居振る舞いを行なうため、秘書検定を取得。最近は、海外のお客様にもより丁寧に対応できるようになりたいと思い、英会話の勉強にも励んでいます。日常会話レベルの英語なら問題ありません。貴社では空港のカウンターやホテルのフロントに多くの受付事務を派遣した実績があります。そこに魅力を感じました。海外のお客様に日本のおもてなしを感じてもらえる受付事務になりたいです。