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【履歴書】パソコン作成がおすすめです。その理由と正しい書き方をご紹介します。手書きとどちらにすべきか悩んだ時のポイントとは?転職コンサルが監修したテンプレートもあります。
2020/08/05

【履歴書】パソコン作成と手書きどちらにすべき?と悩んだ時のポイント(テンプレあり)

【履歴書】パソコン作成と手書きどちらにすべき?と悩んだ時のポイント(テンプレあり)

少し前までは履歴書は文房具店などで購入して記入…というのが一般的でしたが、最近はWeb上で履歴書フォーマットをフリーダウンロードできるようになりました。ダウンロードしたフォーマットをもとにパソコンで履歴書を作成し、プリントアウトして提出…という方も増えています。しかし「フリーダウンロードの履歴書を使って、採用担当にマイナスイメージを与えてしまったらどうしよう」と思い、一枚一枚手書きで作成しているという方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、手書きとパソコンそれぞれのメリット・デメリット、手書きの方がいい場合とパソコンの方がいい場合を整理。さらに、パソコンで履歴書を作成する際に注意したいポイントをまとめました。

1.採用担当者に聞いた!「履歴書は手書きとパソコン作成のどちらが良いですか?」

まず何と言っても気になるのが、実際に履歴書を目にする採用担当者の意見。今回は、実際の採用担当者の方にアンケートを実施し。手書きとパソコン、どちらが良いと思うかを調査しました。

 

結果としては、「どちらでも良い・変わりがない」と答えた方が全体の50%以上。「手書きを評価する」との回答は約30%で、「パソコン作成を評価する」との回答は約10%という結果になりました。

 

採用担当者の過半数は、特に書き方は気にしていない様子。「あくまで書かれている内容に重点を置く」という方が多くいらっしゃいました。

 

とは言え、手書き、またはパソコン作成が良いと回答した方が一定いるのも事実。それぞれの意見について、詳しく見ていきましょう。

採用担当者の声「手書きを評価」

「手書きを評価する」と回答した方の中で多かったのは、「文字の書き方から、その人の仕事の丁寧さを見ている」「応募にかける真剣度合いがわかる」といった意見。

文字自体のキレイさというよりは、一文字一文字丁寧に書かれているか、走り書き・なぐり書きのように書かれていないか…を見ている方が多い様子。

また時間をかけて手書きで履歴書を作成することで、「真剣に応募している」「特に志望度が大きい」といった印象を受ける方も多いそう。

時間に余裕があったり、転職活動の中でも特に志望度が高い企業だったりする場合は、手書きで履歴書を書けば良いと言えるでしょう。

採用担当者の声「パソコン作成を評価」

つづいて、「パソコン作成を評価する」と答えた方に多かった意見は、「タイピングや、パソコンでの文章作成スキルを見ている」、「文章がよみやすい」といった声。

事務系デスクワークの仕事など、業務の中でPCを使う機会が多い場合は、パソコンを用いて履歴書を作成することで、「一定のITリテラシーを持っている」と好印象を与えるケースがあるそう。

また何十人、何百人の履歴書に目を通す採用担当者の場合は、「パソコン作成のほうが読みやすくて良い」という意見も多くありました。

肝心な箇所が読めなかったり、読み間違いが発生したりしてしまう履歴書は致命的。文字のキレイさに自信がないという方は、パソコンで作成することを選ぶと良いかもしれません。

2.履歴書は手書き作成とパソコン作成、どちらが正解?

手書き作成とパソコン作成、それぞれのメリット・デメリットは?

手書き作成とパソコン作成には、それぞれメリット・デメリットがあります。

手書きのメリットは、「個性が出やすい」「文字から人柄が伝わる」などで、反対にデメリットは「文章が読みづらい場合がある」「作成に時間がかかる」「パソコン作成を良しとする企業の場合、評価に繋がらない恐れがある」などが挙げられます。

パソコン作成のメリットは、「文字が読みやすい」「作成時間を短縮できる」「他の企業で転用できる」「パソコンスキルを証明できる」などで、デメリットは「文字から熱意や志望度の高さを伝えられない」「手書きを評価する企業の場合、評価に繋がらない恐れがある」など。

それぞれのメリット・デメリットをきちんと考えた上で、最適な作成方法を選ぶことが望ましいと言えるでしょう。

応募企業によって「手書きをよしとする」「パソコン作成をよしとする」など基準が異なる場合はあります。そのため“応募企業によって使い分ける”というのがオススメの方法です。それでは、次の項目ではどのような基準で見極めるべきかをご紹介していきます。

基本的には迷ったら手書き。一部企業はパソコン作成が好まれることも

応募企業によって手書き作成とパソコン作成を使い分ける際のボーダーラインをご紹介します。あくまでも傾向ではありますが、ハローワークや紙媒体の求人誌など昔ながらの手法で採用活動を行なっている企業。また、歴史のある老舗企業、家族経営の企業などは、手書きのほうが好まれる可能性が高いといえます。このような企業の多くは「履歴書は手書きで作成するもの」という認識が根付いており、直筆の文字から人柄を推し量ろうと考えている傾向にあります。そういった企業を志望する場合は、手書きで作成したほうがベターだといえるでしょう。

一方、インターネット上の転職サイトに求人情報を掲載している企業や、ホームページから応募を受け付けている企業などは、パソコンで作成した履歴書でも問題ない可能性が高いです。ただし、手書きがNGというわけではありません。「手書きでもパソコンでもかまわない」という企業がほとんどですので、履歴書作成に充てられる時間などを考慮してどちらかを選ぶようにしましょう。

注意したいのは「履歴書はパソコンで作成するもの」だと考えている外資系企業やITベンチャー企業といったパターンです。これまでは迷ったら手書き作成を選んでおけば問題なかったのですが、このような企業に対して手書きの履歴を提出すると「今どき手書きなんて古い、効率が悪い」「IT企業を志望しているのにパソコンというツールを使いこなせていない」という印象を与えてしまい、書類選考を通過できない可能性もあります。企業ごとにきちんと見極めるようにしましょう。

3. パソコンでの履歴書作成時の注意ポイント

パソコンで履歴書を作成する前に…

いざ、効率よくパソコンで履歴書を作成しよう!と思い立ったそこのあなた。パソコン作成だと短時間で仕上げられる、パソコンスキルをアピールできる点は確かに魅力ですが、体裁をきちんと整えないと、逆に印象を悪くしてしまいます。内容をきちんと読んでもらえず、不採用…とみなされてしまうこともあるほど、体裁は重要なのです。そこでここからは、パソコンで履歴書を作成する上での注意ポイントをご紹介します。

履歴書フォーマットを活用しよう!

パソコンで履歴書を作成するときに絶対避けたいのが、ワードやエクセルのページ上にそのまま箇条書きで記入するパターン。これでは、読み手に対して不親切ですし「パソコンスキルがない人」だとレッテルを貼られてしまいかねません。だからといって、一から履歴書フォーマットを自作する……なんて手間はかけなくてOK。インターネットで調べると、ワード、エクセルそれぞれのファイル形式でのフォーマットが共有されています(企業から指定がある場合はそちらを使ってくださいね)。これらをダウンロードして、そこに書き込んでいけばいいのです。履歴書は中身も大切ですが、ぱっと見たときの印象もとても大切。もったいないところで印象を悪くしないようにしましょう。

読みやすさを意識しよう!

履歴書フォーマットを入手したら、さっそく内容を入力していきましょう。その際に注意したいのが「読みやすさ」です。まず気を付けたいのは、文字フォントと文字サイズ。基本的にはフォーマット通りに作成するのがベターですが、もし指定がなかった場合、文字サイズは10.5pt~11pt。文字フォントは明朝体またはMS Pゴシックが一般的です。また、余白がないと読みにくさを感じてしまうので、適度に改行を加える、行間をあける、箇条書きをする…など意識しましょう。また、共通する内容を転用すること自体は問題ありませんが、あまり使いまわすと読み手には分かるもの。内容は同じでも、応募企業ごとに伝え方を変える、志望動機と絡めるなど、工夫をするようにしましょう。

専門用紙に印刷しよう!

さて、履歴書のデータが完成したら、次は印刷です。ここで普通のコピー紙を使っては台無し。一般的なコピー紙は紙質がペラペラなので、間に合わせ感が出てしまいます。ここはぜひ「上質紙」「履歴書印刷専用紙」を使うようにしましょう。家電量販店やネット通販店などで簡単に購入できるので、調べてみてください。また、証明写真に関してはきちんと写真館やスピード写真機で撮影したものを印刷後に貼り付けてください。写真も一緒にプリントアウトすることは避けるようにしましょう。

4.履歴書テンプレート・フォーマットのダウンロード

JIS規格の履歴書テンプレート

JIS規格の履歴書テンプレート

(ダウンロード)履歴書(JIS規格)│ハローワーク

JIS規格の履歴書とは

「JIS」とは「Japanese Industrial Standards」の略称で、正式名称は「日本工業規格」と言います。つまり、JIS規格の履歴書とは「日本において定められた履歴書の工業規格」であり、「国が定めた全国的に統一された履歴書フォーマット」と言い表すことができます。ただし、必ずしも「JIS規格の履歴書でなければならない」というわけではありません。企業からJIS規格の履歴書の提出を求められていない場合、自身のアピールしたい内容などによって履歴書のフォーマットを使い分けることが可能です。

こんな人にオススメ

JIS規格の履歴書は、「志望の動機」「特技」「好きな学科」「アピールポイント」などの記入欄が、1つの欄にまとめて記入できるようになっています。記入するスペースに限りがありますので、自己PRなどを簡潔にまとめて履歴書を作成したい人にオススメです。

転職用│「職歴」と「志望動機」を強調したい場合のテンプレート

「職歴」と「志望動機」を強調したい場合のテンプレート

(ダウンロード)転職用│「職歴」と「志望動機」を強調したい場合(エン・ジャパン)

こんな人にオススメ

転職用の履歴書は、「志望動機」「自己PR」の欄が個別に用意されており、それぞれ多くの文字量を記入できるようになっています。それだけに、転職を希望する企業に対して、自身の強み(職歴や経験)や志望度の高さをより具体的にアピールしたい人にオススメです。

学生用│幅広く自分の強みを伝えたい場合のテンプレート

学生用│幅広く自分の強みを伝えたい場合のテンプレート

(ダウンロード)学生用│幅広く自分の強みを伝えたい場合の履歴書(エン・ジャパン)

こんな人にオススメ

学生用の履歴書は、「趣味」「特技」「長所・短所」「健康状態」「志望動機」「自己PR」などの欄が個別に用意されています。それだけに、自身の特徴を網羅的に企業へアピールすることが可能で、学生や第二新卒の方など、職歴・経験以外の部分をアピールしたい人にオススメです。

5.ダウンロードしたものを印刷して手書きで履歴書を作成する際の注意点

フォント選びや文字サイズに注意

履歴書は、企業へ提出するビジネス文書のひとつです。そのため、「少しでも目立つように文字の色を赤にしよう」「個性を出すために、ユニークなフォントにしよう」などの工夫は避けましょう。採用担当者に「この人は社会人として基本的なマナー・ルールを心得ている」と印象付けるために、基本的には以下のようなルールで作成することをオススメします。

■文字サイズ/10.5pt~11pt(氏名のみ14pt~18ptでも可)

■フォント/明朝体(全項目を明朝体に統一)

■文字色/黒(赤や青など黒以外は使用しない)

 

証明写真の貼り付けと捺印に注意

パソコンで履歴書を作成するメリットとして「作業時間の短縮」「他の企業への転用」が挙げられますが、証明写真の貼り付けと捺印に関しては、必ずプリントアウト後に1枚1枚しっかりと行なうようにしてください。パソコン上でデータ化した証明写真や印鑑を貼り付けてプリントアウトしてはいけません。

 

6.手書きで履歴書作成をする時の注意ポイント

手書きで履歴書を作成する前に…

「採用担当者に熱意をアピールできるから、手書きで履歴書を作成しよう!」と思い立ったそこのあなた。プラスの評価を得られる可能性がある一方で、丁寧に作成しなければマイナスの評価につながってしまうリスクもあります。パソコンが普及している現在においても、履歴書は手書きで作成するという人が多いのも事実です。そこで、手書きで履歴書を作成する上での注意ポイントをご紹介します。

読みやすさを意識しよう!

せっかくいい内容を書いても、読めないような字を書いてしまっては採用担当者に伝わりません。大切なのは、上手・下手ではなく、丁寧に書かれているかどうか。「字は人を表す」と言われるように、その人自身を判断する手がかりとなり得るためです。消せない黒のボールペンを手に、気持ちを落ち着けて履歴書に向き合いましょう。

分かりやすさを意識しよう!

 

内容を充実させようとすると、文章が長くなり、何を伝えたいのか分からなくなってしまうことがあると思います。そこで意識したいのが、PREP法。「Point(結論)⇒Reason(理由)⇒Example(例)⇒Point(最終結論)」の順に話を進める表現技法です。もし分かりやすい文章を書くのに苦手意識があるなら、こうした表現技法を活用しましょう。

こまめに文章を見直そう!

手書きで作成する場合に大事なのが、こまめな文章の見直しです。履歴書は正式なビジネス文書のため、修正テープや修正液の使用はNG。最後まで書き上げたあとに誤字脱字に気づいてしまったり、内容を修正したくなったりしたときは、一から書き直す必要があります。1文ずつ見直すことで、ミスをなくしましょう。

この記事を監修したキャリアアドバイザー

監修:井用 崇之 写真
井用 崇之(イヨウ タカユキ)
エン・ジャパン株式会社 転職コンサルタント
人材ビジネスに約20年従事。転職コンサルタントとして、求職者の転職支援を行っています。企業側への採用コンサル経験もあり、企業から評価を受けやすいキャリアの伝え方・レジュメの書き方に精通。アドバイスに強みがあります。
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