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「履歴書を郵送してください」と、転職活動中に応募した企業からの連絡。でも、履歴書を入れる封筒に何を書けばいいのか分からない…。転職サイトでの応募が当たり前になった昨今、紙の履歴書のやりとり方法は意外と知られていません。「履歴書在中」の記載箇所など、封筒の書き方を解説します。
2018/01/17

「履歴書在中」記載は必須?スタンプが良い?|履歴書を郵送するときの封筒の書き方。

「履歴書在中」記載は必須?スタンプが良い?|履歴書を郵送するときの封筒の書き方。

転職サイトを活用した転職活動が一般的になった昨今。サイトに入会するときに履歴書・職務経歴書を記載して、Web上で応募をして…と、Web上でのやりとりで完結することが多くなりました。でも一方で、応募後に履歴書の郵送を依頼する企業もまだまだあります。

「履歴書在中」と書くんだっけ?100円ショップに売っている「履歴書在中」のスタンプを使ってもいいの?手書きじゃなきゃダメ?などなど、いざ履歴書を郵送する際に、封筒に何をどのように書けばいいのかは、意外と知られていません。今回は、履歴書を郵送するときの封筒への書き方・ルールをご紹介。必要な場面に遭遇したらすぐに活用できるよう、ぜひ参考にしてみてください。

1.なぜ「履歴書在中」が必要なのか

「履歴書在中」と書くことの効果

履歴書を入れる封筒の書き方の中で、特に大切なのが「履歴書在中」の文言です。これ、何で必要なの?そんなに大切なの?と思うかもしれません。「履歴書在中」の記載が必要な理由、それはせっかく郵送した履歴書が、ちゃんと採用担当者の手元に届くようにするためです。

企業には、毎日多くの郵便物が届きます。それらは、総務部などの窓口となる方が受け取り、「採用関連なら人事部へ」と仕分けしていくことが多いです。その仕分けの際に、他の書類に埋もれてしまうことを防ぐために「履歴書在中」の記載が必要なのです。「履歴書在中」と書かれている封筒は、中に履歴書が入っているのが明白。仕分け先を間違えるリスクがグッと減ります。もしも他の部署に回ってしまったとしても、人事宛の郵便物であることは封筒で分かるので、しかるべく場所へ届けられることになるでしょう。「履歴書在中」と書かれていなかったら、人事部の手元に届くのが遅くなるばかりではなく、最悪のケースではウッカリ破棄されてしまう可能性もあります。

また、「履歴書在中」と書かれていることで、開封時に履歴書に傷をつけてしまうリスクも回避できます。開封の際は、ハサミかカッターなどを使うはず。中身が履歴書だと分かっていれば、慎重に開封するでしょう。採用担当者に注意を促す働きも「履歴書在中」の表記にはあるのです。

 

2 .「履歴書在中」の書き方

履歴書を入れる封筒に書くべき内容は?

「履歴書在中」の必要性のあとは、具体的な封筒の書き方についてご紹介します。まずは、下記の封筒の記載例をご覧ください。

履歴書在中

封筒に記載する内容は3つです。

封筒に記載する内容は「住所」「宛先」「履歴書在中」の3つです。
記載例の「宛先」は「人事部 星野」という個人宛になっているので「様」で表記。これがもしも「人事部」などの部署宛の場合は「御中」と表記してください。

油性のサインペンで記入することをオススメします。

記入の際は、「住所」「宛先」は黒色、「履歴書在中」は赤色と色を使い分けましょう。ペンを使用する際は、油性のサインペンの使用をオススメします。水性ペンで書いてしまうと、書いている途中に滲んでしまったり、配達中に文字がかすれたりするためです。

「履歴書」と「職務経歴書」を一緒に郵送する場合。

「履歴書」だけでなく、「職務経歴書」も郵送を依頼される場合があります。その際は「履歴書在中」ではなく、「応募書類在中」と書くことがベターです。採用担当者は封筒をひと目見て「履歴書・職経歴書が同封されている」と認識することができます。もしも「履歴書在中」と書いて送ってしまったとしても、それ自体が採用上の評価でマイナスポイントとなることはほとんどありませんので、ご心配しなくても大丈夫です。

「履歴書在中」と記載する位置は?

前述の封筒の記載例にあるように、「履歴書在中」は封筒の左下に記載しましょう。宛名に書ける内容は決まっており、それに「履歴書在中」は含まれていないためです。

 

「履歴書在中」の記載はスタンプでもOK?

「履歴書在中」の書き方として、「手書きでなければいけない」という決まりはありません。なので、100円ショップで売っているような「履歴書在中」のスタンプを使ってもOKです。履歴書を郵送する機会が多くある方は、スタンプを購入しておくと便利かもしれません。また、「履歴書在中」と印刷された封筒が小売店で販売されていますが、こちらを使うのももちろん大丈夫です。

もしも手書きで「履歴書在中」と記入する場合は、油性の赤ペンと定規を使用しましょう。定規を使わずに「履歴書在中」を囲う線を手書きすると、どうしても曲がってしまいます。見栄えがよくなければ、採用担当者にいい印象を与えない可能性もあります。手書きの場合は、定規を使ってまっすぐの線で四角く囲う。これを覚えておいてください。

 

3 .履歴書郵送、その他の注意点

履歴書を入れる封筒の種類は?

履歴書・応募書類を郵送する際は「A4・白」の封筒を使うことをオススメします。

まず「A4」サイズの封筒についてです。市販されている履歴書は、A3サイズの2つ折。2つ折にしたときにA4サイズの大きさとなります。A4よりも小さな封筒を使ってしまうと、履歴書をさらに小さく折ることになり、折り目だらけに。採用担当者が見たときに、いい印象を与えません。A4サイズの封筒を使うことは必須と言えます。

そして「白」の封筒についてです。理由は2つあります。まずは「他の封筒と紛れにくいこと」。世の中に出回る封筒の多くは茶封筒です。それらと混ざったときに認識してもらいやすくする、という意味でも白封筒が有効です。2つ目は「昔は、茶封筒よりも白封筒が好まれていたこと」。今では、茶色だからダメ、という一般認識はなくなってきました。ですが、昔のマナーでは「茶封筒は白封筒よりも破れやすい」「白封筒のほうがキチンとして見える」などのイメージによって、白封筒が好まれていました。その考えが完全になくなったとは言い切れないため、白封筒のほうが安心と言えそうです。

 

ポストへの投函・郵便局の窓口のどちらがオススメ?

ポストへの投函ではなく、郵便局の窓口に郵送を依頼することをオススメします。郵便物は重さによって料金が変わりますから、窓口で重さを量り、正確な金額の切手を購入したほうが、安全だからです。もしもポストへ投函して、切手が足りなければ郵便物が家に戻ってくることに。転職活動において、応募書類の企業への到着が遅れることは好ましくありません。もしも送り先企業に届いたとしても、その場合は募集企業が不足分の金額を支払うことになります。また、「送り先企業への到着予定日」も窓口の方に聞くことができるため、この点でも安心。ぜひ、お近くの郵便局での郵送の手続きをしてください。

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