採用担当者になったら何から手をつける?│失敗しない手順とコツを公開!

スタートイメージ

 

  • 採用担当者・人事担当者を選びたいが、その基準が分からない。
  • 採用担当・人事担当の仕事を任されたけれど、何から手をつけたらいいか。

 

そんなときにご覧いただきたいのがこのページです。採用担当者・人事担当者の選び方や仕事内容、さらには面接における注意点や採用計画の立て方など。採用活動に必要な基礎知識をひと通りカバーしています。ぜひ参考にしてください。

 

 

採用担当者が読みたい資料三選

中途採用のやるべきことリストまとめ

f:id:enjapan_tenshoku:20210927144202j:plain

 

欠員などで、突如採用担当者に任命されたら、何から手を付けたら良いのか困ってしまいますよね。そこで、採用担当の方が悩まなくて済むように、「中途採用に必要な45工程をチェックリスト」にまとめました。

中途採用の手順だけでなく、「各工程において気をつけたいポイント」や「採用成功するためのコツ」なども網羅しています。

 

 
 
2021年中途採用対策レポート

2021年中途採用対策レポート

2021年の求職者動向、企業の採用動向、求人への応募状況の他、コロナ禍で採用成功するために実践したい採用対策など、56ページにわたって採用のお役立ち情報をまとめた総括資料です。この一冊で2021年の採用トレンドを把握できます。

 

 

 

中途採用に最適な時期とは?

中途採用に最適な時期


新卒採用とは異なり、中途採用は必要に応じていつでも始めることができます。そこで採用担当者が押さえておきたいのが、「中途採用をいつ始めるのが最適なのか?」という点です。 

中途採用には時期によって「求職者が多い時期・少ない時期」「採用活動中の企業(ライバル)が多い時期・少ない時期」など特徴があります。貴社にとっての最適な採用開始時期を判断するのに、ぜひ本資料をお役立てください。

 

 

採用担当者が参考にしたい採用成功事例

本記事をご覧になっている方の中には、既に採用活動を行なっているものの「応募が集まらない」「求める人材からの応募がない」とお悩みの方もいらっしゃるかもしれません。

以下のサイトでは、「応募数が少ない」「応募者の質に課題がある」「地方採用で応募が集まりづらい」など様々な採用課題を抱えていた企業が、採用成功した事例をご紹介しています。採用課題を解消した解決策の他、実際に掲載された求人広告と応募数・入社数まで公開しているため、参考になるはずです。ぜひご覧ください。

 

▼エン転職の採用成功事例┃求人広告・応募数・入社数まで公開!▼

エン転職の採用成功事例

 

採用担当者の選び方!選ばれた採用担当に求められる資質とは?

本記事にたどり着いた方の中には、「採用担当を誰に任せようか悩んでいる」という方もいれば、「採用担当・人事に任命されて情報収集している」という方もいると思います。

 

双方にまず知っていただきたいのが、採用担当者は応募者の入社意欲を左右する存在であることです。せっかく応募して面接にきてくれたにも関わらず、採用担当者の接し方によって「入社したくない」と思われてしまうのは残念なことですよね。逆に、好感を持ってもらえれば「面接を受けて入社したい気持ちが強くなった」ということも。

 

それだけに採用担当者選びは重要です。

 

採用担当者をどのような基準で選べば良いのか。採用担当者に選ばれた方は、どのような能力・スキル・考え方であれば、より活躍できるのかを解説していきます。

 

採用担当者の役目は、見極めと魅力づけ(動機づけ)

見極め・魅力づけ


採用というと、『見極め』だけをイメージしてしまいがち。ですが、中途採用・新卒採用の両方で、人材・学生獲得競争が激化している今、見極めだけでは採用活動を上手く進めることはできません。

 

なぜなら、求職者も複数の企業に応募しているケースが多いからです。そのため、自社を選んでもらうためのひと工夫が大事。それが『魅力づけ』であり、見極めと並ぶ大切なポイントなのです。

 

「見極め」に適した人

上の表に「情報収集」「評価・合否判定」とあるように、応募者を見極めるには「評価・判定に必要な情報を聞き出す力」「得た情報を客観的に見て判断する力」が求められます。

 

人物タイプでいうと、冷静に会話ができ、ものごとを客観視してとらえられるタイプの方にぴったりです。先入観を持って面接を進めると、応募者の本質的な姿を見誤ってしまい、活躍できる素養がある人を不合格としてしまう可能性もあります。

 

また、「見極め」を任せる人が最終合否の決定者でない場合は、次の選考を担当する面接官や内定の決定権がある人への説明能力も必要になってきます。論理的にものごとを考え、伝えられるかも面接官を選ぶうえで重要なポイントであるといえるでしょう。

 

「魅力づけ」に適した人

上の表に「良い印象を与え、入社への動機を形成する」とあるように、「この会社に入りたい」「この人たちと働いてみたい」と応募者の心を動かすのが「魅力づけ」のポイントです。

 

人の感情を刺激する働きが求められるため、任せる業務のやりがいや将来のキャリアなど応募者が知りたい情報を話せる人物が適任です。離職経験のある転職者はもちろん、学生でも、面接では自身のホンネを隠してしまうことが珍しくありません。

 

相手のホンネを引き出し、入社動機を高めるにも採用担当との関係構築はマストとなります。そのため、相手の気持ちを察してコミュニケーションを取れる人に向いていると言えるでしょう。

 

これらの理由から、きちんと情報提供ができ、誠実に接することのできる人が「魅力づけ」に適した人物だといえるでしょう。面接官が現場に詳しくない場合は、配属部署の先輩社員を面接に同席させ、仕事の魅力などを語ってもらうのも1つの手です。ぜひ参考にしてください。

 

また、これは「見極め」「魅力づけ」の両方にいえることですが、責任感を持って仕事に取り組める人を選びましょう。評価によって合否が決まる。魅力的な話をして「入社したい」と思わせる。いずれも人の人生を左右する行為ですから、その自覚を持てる方に任せるのが重要です。

 

採用担当者に求められるスキル

・応募者や関係部署などとの調整力

・採用手法や業務フローなど外部環境の変化への適応力

・自社の魅力や募集職種などの魅力を自分の言葉で語る力

・相手への見え方まで考えて情報伝達できるコミュニケーション力

・関係部署の協力を取り付けるなど周囲を巻き込んでいく力

 

これらが一般的に採用担当者に求められるスキルです。関係者と連携して採用活動を進めていくため、対応募者はもちろん各部署への連絡や調整も欠かせません。採用活動の状況によっては採用手法から見直すこともあり、そうした変化に対応できるのも重要な素養といえるでしょう。

 

何から手をつけたら良い?採用担当者の仕事内容

 

採用担当者の仕事は大きく以下の5つにわけられます。

 

1.採用計画を立てる

2.採用手法を検討する

3.求人作成

4.書類選考

5.面接

 

それでは、1の採用計画から順を追ってご紹介します。

 

採用担当者がまず考えるべき「採用計画」とは?

有効求人倍率

 

「採用計画」とは、採用活動において指標となる計画のこと。「採用計画」には、どの部署に、いつ、何人、どんな人を入れるのか。どのような採用手法で採用するのかなどを盛り込みます。

 

ではなぜ、計画が必要なのか。それは場当たり的な採用活動では失敗してしまう可能性があるからです。上のグラフは2008年以降の有効求人倍率を紹介するものですが、ご覧の通り2019年まで右肩あがりで倍率が増えていることが分かります。

 

2020に入ってからコロナ禍で大幅に低下しましたが、あくまで一時的なもの。2021年の有効求人倍率は再び上昇傾向にあり、求職者有利(売り手市場)の状況が続いています。今後も少子高齢化や労働人口の減少によって人材の獲得競争が激化することは、避けられません。競争率が高まる中で採用活動を成功させるための計画立案が不可欠といえるでしょう。

 

また、事前に計画を立てることで「採用すべき人材を明確にできる」「採用活動が終わった後に振り返りができる」のもメリットの1つです。採用活動を行なうたびに改善が図れるため、より効果的な採用活動をするためにも計画を立てて動くようにしましょう。

 

失敗しない「採用計画」を立てる手順

採用計画を立てるときに大切なのが、採用体制の構築や採用目的の明確化、一律の評価をするための環境づくりなどです。いくつかポイントがありますので、順を追ってご説明します。

 

採用体制の構築

最終合否の判定に社長や役員の確認は必要か、一次・二次面接時などに配属部署の上司や同僚を参加させるかなど、採用活動に関わる人をしっかりと確認・選定しておきましょう。

 

なかでも、応募者と接点を持つ面接官やリクルーター(人事から依頼を受けて採用活動をサポートする社員のこと)の選定はとても大事です。現場社員に同席してもらう場合は、選考スケジュールを踏まえて事前に採用活動への協力を仰いでおきましょう。

 

部署によっては繁忙期や急な依頼への対応が難しいケースもありますので、あらかじめ現場社員の上長から承認を得ておくことも必要です。ゆとりを持って行動し、万全の採用体制で採用活動を行なえるように関係者との調整を進めましょう。

 

採用目的のすり合わせ

採用目的の明確化

採用活動の前に終わらせておきたいのが「採用目的の明確化」です。目的というゴールがないままに走り出すのではなく、事前に「採用によって何を実現したいか」を決めておきましょう。

 

採用目的のすり合わせは上の図に沿って進めていただくとスムーズです。まずは募集職種を決め、採用によって実現したいことを明確にします。その際に、実現したいこと(採用目的)を具体的にするのが大切なポイント。内容によって採用すべき人材が異なってくるからです。

 

たとえば、同じ売上拡大という目的でも、「新商品を開発して売上を伸ばしたい」という場合では“顧客の声をもとに、商品開発へのアイデアが出せる人”が適任かもしれません。

 

一方で「営業組織のマネジメントまで担当して売上を伸ばしてほしい」というケースでは、“社員育成の経験がある人や、すぐに管理職に抜擢できるような経験豊富な人”が良いでしょう。

 

このように、採用目的を明確にすると組織ニーズにフィットする人材も明らかになります。

 

採用要件のすり合わせ

採用要件の明確化

「採用目的」が定まったら、次は採用要件をすり合わせましょう。採用要件とは、採用する上で必須となる知識やスキル、資格などのこと。ひとことでいうと、“この知識やスキル、資格などがないと業務遂行が困難”というものを指します。

 

ただし、必ずしも「業務遂行上不可欠な能力=採用要件」とはなりません。どこまで自社の教育制度で教えられるか、「教育担当者のキャパシティ」を踏まえて考えることが重要です。現場にキャパシティがない状態で、まったくの未経験者を採用してしまえば、教える人がいない状態が長く続き早期離職につながってしまうことも。

 

まずは任せる業務内容を明確にし、採用要件となる知識やスキルなどを明らかにしましょう。その後、入社後の教育で補える知識等をピックアップし、残ったものを採用要件として設定します。

 

選考・評価方法の決定

採用活動を上手く進めるには、選考や評価方法をあらかじめ決めておくことも重要です。評価方法を定めておかないと、面接官の主観によって評価にバラツキがでる可能性も。そうしたケースを防止するためにも、「採用要件」を、どのように見極めるのか明文化すると良いでしょう。

 

例えば、「経験豊富」とは経験何年以上を指すのか・何が出来る状態を指すのか?

「コミュニケーション能力が高い」とは、面接で何ができていればよいのか?

こうした曖昧な要素を一つひとつ文章にした評価シートを用意すると、一律の評価ができるようになります。

 

選考においても同様に、面接後は何日以内に評価シートを記入する、応募者には面接から何日以内に合否連絡を行なうなど、採用活動におけるオペレーションを定めておきましょう。面接で質問する内容などまで決めておくと、同じ観点で応募者を評価しやすくなります。

 

採用スケジュールをシミュレーション

入社スケジュール

採用する目的や人材が明確になったら、残るは採用スケジュールです。大切なのは、ゴール(入社してほしいタイミング)から逆算して考えること。働きながら転職活動している求職者もたくさんいますので、内定を出したからといってすぐに入社できるとは限りません。

 

一般的な目安としては「入社してほしい時期から3ヶ月前」が募集開始のタイミングです。たとえば、4月に入社してほしい場合は1月から求人サイトなどで募集を始めましょう。選考から内定出しまでに1ヶ月、応募者が現職への退職交渉や引き継ぎなどを行なう期間に1ヶ月。こうしてスケジュールを組んでおき、理想のタイミングで入社してもらえるようにしておきましょう。

 

自社にあった「採用手法」を検討

従来からある求人サイトや求人誌、人材紹介サービス、合同説明会などに加え、最近ではソーシャルリクルーティングやダイレクトリクルーティングなど新たな採用手法も出てきました。それらの採用手法には向き・不向きがあり、自社に合ったものを選ぶ必要があります。

 

同じ求人サイトでもそれぞれに特徴があるため、採用したい人材に合わせて検討していきましょう。たとえば、若手に強いサイトであれば『エン転職』が有名です。若手会員比率は業界No.1となっております。

各採用手法のメリットやデメリット、どんな企業にオススメかは以下のページでご紹介します。そちらもあわせてご覧ください。

 

employment.en-japan.com

 

採用担当者自身で「求人票」を作成するコツ

今回が初めての採用活動であれば、求人サイトや求人誌のプロに作成を依頼しましょう。転職において求職者が知りたいポイントが何か、それぞれの情報の見せ方など、今後も採用活動を続けていくうえで有益な情報を取得することができます。

 

また、採用コストをかけられず、ハローワークやオウンドメディアマーケティングなどを利用しなければならない場合は自分で求人票を書くことになります。その場合は、募集職種ごとに求人の書き方のコツをまとめた資料をご用意しております。こちらをぜひご活用ください。

 

職種別 求人票を作るコツ

 

 

採用担当者が真似したい!見極めと魅力づけを行なう「面接」のコツ

応募者と直接コミュニケーションを取れる面接の場は、自社に合った人材を見極めるだけでなく、自社への入社意欲を高められる動機づけの大チャンス。下記では、見極め、魅力づけのコツをそれぞれご紹介します。ぜひ参考にしてください。

 

観察することで見極める

見極めのポイント

面接で得られる情報は、応募者が話す内容だけではありません。面接官と会話する際の表情や態度、声のトーンなども見極めポイントとして有効です。目を見て話せているか、相づちは入れられているか、その場にあった感情を出せているかなど、ポイントはたくさんあります。上の表を参考にし、見極めの精度を高めていきましょう。

 

面接質問によって見極める

たとえば、職務適性を見極めたい場合は下記の質問が有効です。

 

・どのような業務を担当していましたか?その仕事において工夫した点はありますか?

・〇〇についての知識はお持ちですか?具体的にどのようなことを知っていますか?

・誰と協力しながら業務を進めていましたか?

 

このように、業務における取り組み方や知識レベル、仕事の進め方などを聞くことで自社の業務にマッチする人材かを見極めることができます。

 

面接で魅力づけまで行なう

自社が「採用したい!」と思った人材は、他社にとっても魅力的であるケースが少なくありません。そのため、選考段階で内定を出そうとしていた応募者に辞退されてしまうことも。それを防ぐためにも以下のポイントを意識して魅力づけを行ないましょう。

 

・面接では、応募者の悩みにしっかりと寄り添う。

・求人情報と面接での説明に乖離がないようにする。

・面接で、応募者と既存社員の質疑応答の時間を設ける。

・2次選考以降がある際は、次の面接日程をスピーディに決める。

 

などです。応募者が辞退する理由には「面接で知った仕事内容が希望と違った」「面接での説明と求人情報に齟齬があった」「他社での選考が通過した・内定が決まった」などが挙げられます。透明性のある情報提供やスピーディな対応を心がけ、応募者の入社意欲を高めましょう。

 

人事ブログ・採用ブログ・採用サイトで魅力づけを行なう

求人・面接以外で採用担当者・人事が、求職者に魅力をアピールする方法もあります。

 

例えば、人事ブログ・採用ブログを活用してみるというのも有効な手段。皆様が飲食店を利用する時、クチコミサイトを活用される方が多いと思います。たとえ飲食店のHPがあっても、クチコミをみるのは何故でしょうか?それは、「リアルな声」を知りたいからだと思います。

 

求人も企業の広告なので、求職者に100%信用してもらうことは難しいです。求人に「当社は和気あいあいとした社風です」と書いてあったとして、「この会社なら社員の仲が良さそうだから安心!」と納得することはできないと思います。そこで役に立つのが人事ブログ・採用ブログ。あるいは、社員ブログです。

 

例えば、エン・ジャパン株式会社では、社員が更新するブログ(社内報)を社外にも公開しています。

 

www.en-soku.com

 

実際に働く社員の様子をブログ・採用サイトなどで公開することで、よりリアルな会社の姿を理解してもらえます。求職者の安心材料にもなりますし、企業からすると、社風にマッチする人を採用しやすくなります。ブログ運営の手間はかかりますが、会社自体の採用力もアップするため、是非活用してみてください。

 

絶対にNG!採用担当が面接で聞いてはいけない質問

何気なく質問したつもりが、基本的人権の侵害や就職差別につながってしまうことも。採用における面接では、以下の質問は行なわないようにしましょう。

 

・本籍地

・家族の職業

・家族の収入や資産、住居状況

・思想や宗教、支持政党、尊敬する人物

・自宅付近の略図、経路など

・男女雇用機会均等法に抵触する質問

 

上記は採用選考で把握すべきでないとされているものばかりです。間違っても「本籍地を教えてください」「お父さんの勤め先はどこですか?」「結婚・出産の予定はありますか?」などと聞かないようにしましょう。

 

嫌われる採用担当者と、ファンを作る採用担当者の差とは?

大手転職サイト『エン転職』が750名以上の求職者に行なった調査によると、面接によって「入社したくないと思った」経験がある人は85.2%。逆に「入社したいと思った」経験がある人は71.7%にのぼります。

 

つまり、面接を担当する採用担当の対応によって求職者の入社意欲に影響を与えられるということ。以下では求職者に嫌われる採用担当者の特徴とファンをつくる採用担当者の特徴をご紹介します。

 

嫌われる採用担当者の特徴

入社したくないと感じた理由

求職者に入社したくないと感じさせてしまう理由には下記のものがあります。

 

・採用担当者の不快な態度・言動があった。

・求人情報と面接の話と違った。

・採用担当者の質問が就職差別につながるものだった。

・想像していた仕事とずれがあった。

・採用担当者の身なりやマナーが悪かった。

 

などです。詳細は上の図にまとまっていますが、ここで意識していただきたいのは「採用担当者も求職者に見られる存在」であることです。相手の目に映る自分の姿をイメージし、好印象を持たれる振る舞いを意識すると印象もグッとよくなるでしょう。

 

また、面接での話が求人情報と違っていた場合も入社意欲をさげる要因となります。採用担当者も求人情報に目を通し、補足すべきところがあればキチンと説明するなど、求職者に配慮した情報提供が必要といえます。

 

では、実際にどういう採用担当者が嫌われるのか。求職者の声を2つご紹介します。

 

【1】(20代 / 女性 / 事務関連職)

どういう家族構成か、家族の仕事は何か、年収は?交際中の相手は?とデリカシーのない質問をされて非常に不快だった。細かく追及されることはなかったものの、入社後はこういう話を日常的にされるかと思うと入社したくないと感じる。そもそも自身の採用に関係のない話だと思う。

 

【2】(30代 / 女性 / サービス関連職)

素晴らしい企業理念を持つ会社でしたが、人事担当の人柄によって印象は最悪です。面接ではあからさまに聞く気のない態度を示されました。私が話をしても「何がいいたいかわからない」とのこと。もう少し聞く耳を持って対応してほしい。

 

ファンをつくる採用担当者の特徴

入社したいと感じた理由

では、ファンをつくる採用担当者とはどのような人物なのでしょう。上の図にある求職者の回答を見ると、「面接官の人柄・印象が良かった」「面接官が話しやすい雰囲気を作ってくれた」「仕事への興味がより高まった」などが挙がっています。


採用担当者は求職者を見極める存在であると同時に、求職者にとっては会社の顔となる存在です。同じ職場で働く仲間の一例としてとらえられることもありますので、好感を持たれるコミュニケーションを取ることが大事です。

 

世間話をして求職者の緊張を和らげる。自分から自己紹介をして話しやすい雰囲気を作る。「入社後のイメージが持てましたか?」と入社前後のギャップが発生しないような配慮ある質問をする。など。相手にとって気持ちの良い面接となるよう心がけましょう。

 

それでは、ここでファンを作る面接官のエピソードを2つご紹介します。

 

【1】(40代 / 女性 / 公務員)

面接は最初から最後まで和やかな雰囲気でした。私は緊張していたのですが、採用担当者が最初にリラックスできる話題を提供してくれて。おかげで気持ちがほぐれて自分の話したいことが伝えられました。

 

【2】(40代 / 女性 / 営業関連職)
説明がすごく丁寧で好印象でした。私にとって初めてチャレンジする仕事でしたが、細かく説明してくれて働くイメージがしっかりと持てました。採用担当者が自分の転職経験も合わせて話してくれたのも説得力があって良かったです。職場の雰囲気もつかめ、そこで働く自分が頭に浮かびました。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?採用担当を任命する方も、初めて採用担当になる方も、採用活動の進め方などで迷ったらこのページを参考にしてください。

 

とはいえ、いきなり自分1人で行なうのは大変なもの。必要に応じて採用支援会社を活用するなど、効率的な採用活動に向けたアクションを起こしていきましょう。

 

このページを運営している私たちは、日本最大級の転職サイト『エン転職』の運営会社です。採用のスペシャリストとして様々なノウハウを持っておりますので、採用計画を立てるところから採用担当の方々を支援することが可能です。

 

「求人媒体を使ったことがないのだけれど…」「うちの採用活動に合った採用手法を提案してほしい」など、ご掲載以外の相談にもしっかりとお応えします。興味をお持ちの方は、お気軽に下記の問い合わせフォームよりご連絡ください。