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履歴書をメールで送る時のマナーと注意点・メール例文
この記事では、「メールで履歴書を送る時に気をつけるべきポイント」「履歴書をメール添付するやり方」「件名・本文の例文」などをご紹介していきます。
感じの良いメールは、面接前の印象を上げるポイントの一つです。記事の最後には、パソコンで履歴書を作る際に使える無料のフォーマットもありますので、ぜひご活用ください。
目次
1.履歴書を添付するメールの構成
メールの構成について
メールは、以下の様な構成で作成しましょう。
■件名と宛先
・件名
・宛先
■本文
・あいさつ
・名前
・用件
・締めのあいさつ
・署名
履歴書を提出するメールの文面は、簡潔さが第一。志望動機や自己PRは履歴書内にのみ記入し、メールの本文には記入しないでください。かえってマイナスの印象になります。
あくまで「応募者から履歴書が送られてきたこと」が伝われば良いと覚えておきましょう。各項目を作成する際のポイントは、以下の記事で紹介していきます。
件名、本文を書く上でのポイント
件名は短くわかりやすく
件名は「何の用で送っているメールなのか」が分かりやすいようにつけましょう。採用担当者の中には、1日に100通以上のメールのやり取りをする人もいます。また、分かりづらい件名のメールだとスルーされてしまうこともあります。
また、上で設定した履歴書のパスワードは、別のメールで送信します。メールで履歴書送付をする際は、「履歴書を添付したメール」「履歴書のパスワードを記載したメール」の2通に分けて送りましょう。
件名に関しては、以下の例を参考にしてください。
件名の例
【1通目／履歴書を添付したメール】
・○○職応募の件／履歴書添付（氏名）
・履歴書等送付の件（氏名）
【2通目／履歴書のパスワードを記載したメール】
・パスワードの件（氏名）
・【パスワード】履歴書ご送付の件（氏名）
テンプレートの紹介
本文も件名と同じで、分かりやすく簡潔に書きます。
また、ビジネスメールですので（株）（財）といった略語は使わずに、「株式会社」「財団法人」と正式な記載をするようにします。
文末にはビジネスメールの基本でもある「署名」を。以下のメールテンプレートを参考にして、作成すれば簡単です。
本文の例
【1通目／履歴書を添付したメール】
株式会社○○○○○○○
採用ご担当者様
はじめまして。○○（氏名／フルネーム）と申します。
○○で貴社の求人情報を拝見し、貴社の○○職に応募させていただきます。
メールにて履歴書等の応募書類を送付させていただきますので、
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
なお、履歴書のファイルには念のためパスワードを設定しております。
後ほどパスワードをお送りいたしますので、
併せてご確認をいただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき
一度、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
//////////////////////////////////////
氏名
郵便番号＋住所
電話番号
メールアドレス
//////////////////////////////////////
【2通目／履歴書のパスワードを記載したメール】
株式会社○○○○○○○
採用ご担当者様
先程履歴書を添付いたしました○○（氏名／フルネーム）です。
履歴書に設定したパスワードをお送りいたします。
パスワード：○○○○○○
お手数をおかけいたしますが、
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
//////////////////////////////////////
氏名
郵便番号＋住所
電話番号
メールアドレス
//////////////////////////////////////
ファイル名のつけ方や、パスワードに関するマナー
ここからは、具体的な「履歴書の送り方」をご紹介します。
メールで履歴書を送付する際は、履歴書ファイルにパスワードを設定すると良いでしょう。
個人情報の管理を徹底する会社が増えている今だからこそ、パスワードつきのファイルを送信することで「情報管理がしっかりできる人」という印象を与えることができます。
パスワードを設定する方法
■Wordを使って履歴書を作る場合
■Excelを使って履歴書を作る場合
履歴書を保存する時のファイル名
添付する履歴書のファイル名は、「自分の名前＋日付」などにしておきましょう。
※ファイル名の例
20180115_職務履歴書（氏名）
採用担当者は、一度に何人もの履歴書を受信します。ファイル名を見た時に誰の書類なのか分かりやすいように、そして後から探しやすいように分かりやすいファイル名をつけておくのがマナーです。
履歴書をメールに添付する方法
- メール作成画面を開いて「ファイルの添付」をクリック
- 上で保存した履歴書のファイルを選択すれば、メール添付が完了
メール送付時に注意したいマナー
改行や段落分けができていない
スマートフォンでもPCでも読みやすいように、適度な改行と段落分けをしましょう。
改行のオススメは文章の意味の区切りがいい部分で行なう方法です。文章全体のお尻を揃える方法もありますが、読む側の使う端末によって見え方が汚くなってしまう場合があるからです。
また段落分けは、100文字～140文字を目安に行なう様にすると、読みやすくなります。
敬語が正しくない
よくやってしまいがちな敬語の誤用としては…
御社 と 貴社
一般的に、御社は口頭で話す時に使う言葉とされています。メールでは、貴社を使いましょう。
御中 と 様
御中は会社など、団体に付ける敬称。様は個人に付ける名称なので、正しく使い分けましょう。
この他にも、気づかず使っている誤った敬語は多いもの。「ビジネス文書・敬語・ミス」などで検索するとたくさんの例が見つかるので、調べるのも手です。
社用メールを使用している
在職中の転職活動でも、社用メールを使うのはＮＧ。必ず私用のメールを使ってください。公私の使い分けが出来ない人だという印象を与えてしまいます。
送信する前の最終チェック
履歴書が完成し、メールに添付できたらいざ送信！その前に、念のためもう一度見直しておきましょう。以下のチェックリストにそって確認すれば、抜け漏れもないはずです。
□添付した履歴書に誤字脱字はないか
□履歴書に顔写真は貼り付けられたか
□メールに履歴書のファイルを添付できているか（一度開いて確認！）
□メールの宛先は合っているか
□メールの本文に打ち間違えがないか
□メールの文末に署名があるか
2.履歴書データの作り方
履歴書はパソコンで作成したものを
履歴書は、パソコンを使って作ったものを用意するようにしましょう。手書きの履歴書をスキャンして送っても問題はありませんが、“字がつぶれてしまう”“顔写真が不鮮明になってしまう”など、読みづらくなる場合があります。
「手書きのものを添付してください」と指示がない限りは、パソコンで作ったものをメール添付すべきです。
※記事の一番下に、無料でダウンロードできる履歴書のフォーマット（Excel）へのリンクがあります。ぜひ活用してみてください。
写真の撮り方・貼り方のワンポイント
前提として、顔写真は鮮明なものを選びましょう。オススメなのが、ショッピングモールなどに入っている写真スタジオを使って、プロに証明写真を撮影してもらうこと。自然で清潔感のある印象の写真を撮ってもらえるはずです。
価格はスタジオにもよりますが、大体数百円～数千円程度。最近では、撮影した画像データを入れたCD-Rをくれるスタジオも。プロが撮影したデータを使って履歴書を作れば、採用担当者に好印象を与えることができるでしょう。
スマートフォンやデジカメを使って自分で証明写真を撮影することもできますが、どうしても写真が曲がってしまったり、不鮮明なものになってしまったりするものです。
採用担当者によっては「志望度が低いのかな……？」と感じる人もいるそう。自分の印象を左右する写真だからこそ、多少お金はかかっても写真スタジオに頼むのがいいでしょう。
画像データを取り込んだら、履歴書のフォーマットの所定の位置に貼り付けます。
貼り付け方
- パソコンで履歴書を開き、上部メニューにある「挿入」→「画像」を選択
- 証明写真のデータを選択すれば、貼り付け完了
メールを送る前には改めて見直しを！ここではよくやってしまいがちなミスをご紹介します。細かなことですが、不注意で印象を下げてしまっては損ですよ！
3.履歴書フォーマットのDLページ
こちらに無料の履歴書フォーマット（Excel版）がありますので、ぜひご活用ください。また、「履歴書の書き方が分からない」「自己PRの書き方の見本がほしい」という方には、下記のページが参考になるかと思います。
履歴書の書き方｜履歴書の見本・フォーマットをご紹介！採用担当者が会いたいと思う履歴書とは？
履歴書の学歴｜パターン別書き方例 / 退学・留年・休学・浪人の場合は？（入学・卒業年度早見表付き）
ここまでご紹介してきたポイント・マナーを参考にメールを送れば、基本的には問題はありません。面接への第一歩である「履歴書の提出」。印象の良いメールを送って、自信を持って次の選考に進んでください！
