応募書類の郵送・送信について

転職に役立つノウハウとして、応募書類の送り方について解説します。企業によっては、履歴書や職務経歴書を郵送による提出を求める場合も。WEBサイトであれば送信ボタンを押すだけですが、郵送となると勝手が違います。面倒に思う人がいるかもしれませんが、実は送り方の作法を知っておくと、好印象を得られることもあるとか。

是非マスターしておきたい、応募書類の送り方。郵送での提出を求められなくても、知っておくと役立つことがあるかもしれませんよ。

応募書類を送る際に、書類と別に一枚添えておきたいのが「送付状」。「添え状」「送り状」「カバーレター」などとも呼ばれる、ビジネスマナーにおいては必須の一枚です。送るべき書類とは別に作成する、挨拶文と考えてください。履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送するときにも、是非、丁寧に記入して添えておきましょう。

封筒に入った応募書類を採用担当者が見るときに、一番最初に目に入るのが送付状です。送付状が「ある」のと「ない」のでは印象が違いますし、実はちょっとした工夫で好感度を大きく上げることに。その工夫とは、添え状に「熱意」や「アピールポイント」を記載するという方法です。丁寧・簡潔で魅力的な文章があると、採用担当者に興味を持ってもらいやすくなるでしょう。応募書類を郵送する際には、必ず送付状を用意し、決まり文句だけではない文章を添えるようにしましょう。

送付状の必要性が理解できたところで、ルールや気配りについて解説します。まず用紙サイズですが、応募書類と同じサイズで作成すれば問題ありません。A3の書類を折りたたんで入れているのなら、A4サイズで送付状を作成しましょう。用紙サイズに決まりはありませんが、その他の書類と一緒にまとめやすいようにという気配りです。

送付状の書き方と内容ですが、特に公式なルールはありません。基本的に以下の順序・項目を押さえておけばOK！決まったフォーマットなどはありませんが、下記の順番で書くのが一般的です。

▼前文（拝啓～）▼求人を知った媒体、求人の内容▼自分の専門分野や職務内容に関する説明、その企業への応募動機、その企業への貢献度▼不足しているキャリア、スキルとそれらを補う熱意や想いをアピール▼面接の機会を与えてもらう依頼▼末文（～敬具）

記載するときに意識したいポイントもご紹介します。

・PCで作成しても、手書きで作成してもＯＫ。
・手紙にあたるので、基本は「ですます調」で書きましょう。
・いまの勤務先や退職した会社の悪口を書くのは絶対にダメ！
・苦労話を書く場合、その経験から何を得られたのかまで落とし込みポジティブな内容に。
・文章は短く、簡潔に。説明文になることや社内用語の使用は避けましょう。

封筒は応募書類の送付において、一番最初に採用担当者の目に触れるもの。封筒自体はもちろん、宛名書きについても丁寧・正確に行ないましょう。また封筒および書き方について、いくつか押さえておきたいマナー・ルールがあります。きちんと理解しておかないと「一般常識がない人なのかな？」と思われかねません。大事なポイントですので、確実に実行してください。

■封筒のサイズ／応募書類に折り目のつかないサイズであれば問題ありません。A3の用紙であれば、真ん中で折ってA4サイズで入れるのが基本。三つ折りにするなど、採用担当者が読む部分に折り目のつかないサイズを選びましょう。

■封筒の種類／白無地タイプを選びましょう。茶色の封筒や企業名が印字されている封筒は避けてください。

■書き方のポイント（表面）／宛名は縦書きで記載します。住所は都道府県名から記載し、番地などを省略せずに仕上げてください。また社名を記載するときには、（株）など略称を用いずに、「～株式会社」と正式名称が必須です。送付先となる採用担当者の名前と部署名が、封筒の中央にくるように記載します。送付先ごと、適切な敬称（会社・部署／係宛・御中）をつけることも忘れずに。

■書き方のポイント（裏面）／自分の住所、氏名を記載します。表面と同じく、都道府県名から書き始め、番地などを省略しないように注意してください。すべて書き終わったら、誤字や脱字がないことを確認し、封をします。このとき、テープで留めるのはNG。ノリで封をして、〆印か割印をしましょう。また封筒の左側に赤字で「応募書類在中」と記載するのもポイントです。最後に切ってを貼って送ることになりますが、この際、料金不足にならないよう、窓口で正確な料金を聞いてから投函しましょう。

縁ゆかりの「ココがポイント！」

• ◆ 送付状は熱意や経験をアピールするツールになる！
• ◆ 送付状や封筒の書き方にはルールがある。

じっくり考えて見つけた希望の仕事であり、履歴書や職務経歴書といった応募書類も丁寧に書いたのですから、きちんと選考の土台に乗りたいですよね。そのためにも、応募書類送付でマイナス印象を与えないように気をつけましょう。更に、相手への配慮をすることで、好印象を与えるチャンスに変えてしまってください。